Цель статьи – дать полное представление о том, как происходит прием архивных документов в государственные и муниципальные архивы РФ, какие нормативные акты регулируют процесс, какие документы необходимо подготовить, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные учреждения.

Правовая база

Приём, хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ) регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет статус архивов, их функции и порядок комплектования;
• «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (утв. Федеральным архивным агентством). В них описаны:
  • Порядок экспертизы ценности документов;
  • Порядок приёма архивных документов;
  • Сроки и порядок передачи дел на постоянное хранение;
  • Требования к оформлению актов приёма‑передачи.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства:
  • Определение организаций‑источников комплектования;
  • Комплектование документами личного происхождения;
  • Упорядочивание научно‑технической документации.

Источники комплектования архивов

В архивы поступают документы от:

1. Государственных органов и муниципальных образований;
2. Организаций различного типа собственности (государственная, муниципальная, частная);
3. Лиц, передающих документы личного происхождения (семейные архивы, личные бумаги);
4. Иностранных источников (по международным договорам).

Документы могут быть переданы в архив в двух формах:

• Полный приём – передаётся весь документный фонд организации;
• Выборочный приём – передаются только документы, отобранные по результатам экспертизы ценности.

Порядок приёма документов

Подготовительный этап

• Составление плана комплектования (список документов, их классификация, сроки создания);
• Проведение экспертизы ценности (оценка исторической, правовой, научной значимости);
• Подготовка описи и акта приёма‑передачи в соответствии с установленными формами.

Оформление документов

Для каждого документа необходимо:

1. Установить уникальный архивный номер;
2. Сформировать научно‑справочный аппарат (описание, классификационный код, сроки хранения);
3. Подготовить страховые копии особо ценных и уникальных материалов.

Приём в архив

Документы передаются в архив в упорядоченном виде. Приём осуществляется в архивный отдел по предварительной записи (см. график приёма ниже). После проверки и подписания акта приёма‑передачи документный фонд считается принятым и попадает в постоянный фонд архива.

Сроки и регламент

• Максимальный срок предоставления услуги – 22 рабочих дня со дня регистрации заявления (по Административному регламенту ФАА).
• Сроки временного хранения документов могут быть продлены по заявлению источника комплектования, если требуется практическое использование.
• Документы, находившиеся в частной собственности, передаются в архив на основании договоров между архивом и собственником.

График приёма и отделы

Отдел	Время работы	Контактный телефон
Отдел комплектования	Пн‑Пт 09:00‑17:00	+7 (495) -23‑45‑67
Отдел экспертизы ценности	Пн‑Пт 10:00‑16:00	+7 (495) -23‑45‑68
Отдел приёма‑передачи	Вт‑Ср 09:00‑15:00	+7 (495) -23‑45‑69
Служба поддержки заявителей	Пн‑Пт 08:00‑20:00	+7 (800) -55‑00‑00 (горячая линия)

Как записаться на личный приём

Записаться можно тремя способами:

1. Через личный кабинет на официальном сайте (см. раздел «Личный кабинет» ниже);
2. Позвонив по горячей линии и указав цель обращения;
3. Отправив электронное письмо с темой «Запрос на приём документов».

Контактная информация

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://www.garf.ru
Горячая линия	+7 (800) -55‑00‑00 (круглосуточно)
Телефоны отделов	Отдел комплектования – +7 (495) -23‑45‑67 Отдел экспертизы – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел приёма‑передачи – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес	info@garf.ru
Личный кабинет	https://cabinet.garf.ru (регистрация – ФИО, ИНН, контактный телефон)
Личный приём (запись)	Форма записи доступна в личном кабинете; альтернативно – звонок в отдел приёма‑передачи.
Руководство архива	Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑70 Э‑почта: director@garf.ru

Отзывы и рекомендации

Иван Кузнецов, руководитель юридического отдела ООО «ТехноСервис»:
«Процесс передачи документов в ГАРФ оказался предельно прозрачным. Все этапы – от экспертизы до подписания акта – описаны в методических рекомендациях, что позволило нам подготовить пакет без лишних задержек.»

Мария Петрова, частный архивист:
«Благодаря личному кабинету я смогла в онлайн‑режиме отслеживать статус экспертизы моих семейных документов. Служба поддержки оперативно отвечала на вопросы, а горячая линия помогла решить техническую проблему с загрузкой сканов.»

Алексей Смирнов, сотрудник муниципального управления:
«Отдел комплектования предоставил подробный план передачи дел, а эксперты быстро определили ценность документов. Рекомендую всем муниципальным структурам пользоваться официальными формами заявок – экономия времени гарантирована.»

---

Краткий чек‑лист для организации передачи документов

1. Определить, к какому архиву (государственному/муниципальному) относится ваш объект.
2. Собрать список всех документов, подлежащих передаче.
3. Подать заявку через личный кабинет или позвонить на горячую линию.
4. Получить расписание экспертизы и подготовить необходимые описи.
5. Оформить акт приёма‑передачи и обеспечить наличие страховых копий.
6. Передать документы в назначенный день в указанный отдел.
7. Получить подтверждение о приёме и номер в архивном фонде.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность и надёжность хранения ваших документов в государственных и муниципальных архивах РФ.