Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать процесс приёма документов в архив любой организации, какие нормативные документы регулируют эту деятельность, какие формы и процедуры необходимо использовать, а также предоставить все необходимые контактные данные для обращения в архив.

Нормативно‑правовая база

Основным нормативным документом, регламентирующим порядок приёма, комплектования, учёта и использования архивных документов, является Приказ Минкультуры России от № 526 (утверждённый в Минюсте России № 38830). В нём содержатся:

• Требования к оформлению актов приёма‑передачи;
• Сроки временного и постоянного хранения документов;
• Порядок экспертизы ценности документов;
• Обязанности архивных подразделений и источников комплектования.

Дополнительные рекомендации можно найти в «Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», а также в отраслевых инструкциях (например, КонсультантПлюс, Infologistics).

Этапы организации приёма документов

1. Определение перечня передаваемых дел
   • Анализ номенклатуры дел (приказы, отчёты, контракты и т.д.) и их сроков хранения;
   • Выделение дел, подлежащих передаче в архив (постоянный срок > 10 лет, временный срок > 3 лет и т.п.).
2. Назначение комиссии

   Основанием для передачи служит приказ о формировании комиссии, в состав которой входят:

   • Сотрудник архивного отдела;
   • Представитель подразделения‑источника;
   • При необходимости – специалист по информационной безопасности.
3. Подготовка сдаточной описи

   Опись заполняется в единой форме, установленной нормативными актами. В конце каждой описи указываются:

   • Количество фактически принятых дел (цифрами и прописью);
   • Дата приёма‑передачи;
   • Подписи заведующего архивом и лица, передающего документы.

   Если документы передаются в электронном виде, опись согласуется и подписывается электронными подписями через систему документооборота (например, Directum RX).

4. Физическая (или электронная) передача
   • Для бумажных дел – упаковка в специальные архивные коробки, маркировка и транспортировка в архивный отдел;
   • Для электронных – передача файлов и баз данных, а также регистрационных картотек.
5. Регистрация в архиве

   После получения дел архивист оформляет акт приёма‑передачи, вносит запись в реестр и присваивает каждому делу уникальный архивный номер.

6. Контроль и отчётность

   Регулярные проверки (внутренний аудит, инспекции) подтверждают соответствие процесса установленным требованиям.

Оформление актов и сдаточных описей

Образец формы акта приёма‑передачи (бумажный и электронный) выглядит следующим образом:

Акт приёма‑передачи архивных документов
Номер акта	______
Дата	______
Подразделение‑источник	______
Ответственное лицо (источник)	______
Ответственное лицо (архив)	______
Перечень передаваемых дел (опись)	см. приложение
Подписи	____________________ ____________________

Для электронных документов в системе указывается также:

• Хеш‑сумма файлов (для проверки целостности);
• Дата и время подписи электронными сертификатами.

Электронный приём и автоматизация

Современные организации всё чаще используют автоматизированные системы документооборота (Directum RX, 1С:Документооборот, etc.). Плюсы:

• Сокращение времени согласования – подпись в один клик;
• Автоматическое формирование описи из метаданных;
• Хранение электронных копий в защищённом архиве;
• Отслеживание статуса передачи в реальном времени.

Алгоритм в системе выглядит так:

1. Сотрудник подразделения загружает скан‑копии и метаданные;
2. Система генерирует предварительную опись;
3. Комиссия проверяет и утверждает документ (электронная подпись);
4. После утверждения документ автоматически попадает в реестр архивных материалов.

Контроль качества и отчётность

Для обеспечения надёжности процесса рекомендуется:

• Проводить ежеквартальные сверки реестра с фактическим наличием дел;
• Вести журнал приёма‑передачи (бумажный + электронный);
• Осуществлять проверку соответствия сроков хранения нормативным требованиям;
• Подготовлять ежегодные отчёты для руководства и контролирующих органов.

Контактные данные архивного отдела

Официальный сайт

https://archive.example;com

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приём документов (рабочие часы): +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка электронного архива: +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

archive@company.ru

Личный кабинет

Для подачи электронных заявок используйте личный кабинет. Регистрация доступна всем сотрудникам организации.

Личный приём (офис)

Адрес: г. Москва, ул. Пушкинская, д. 10, офис 5

Ответственный: Иванов П. С., заведующий архивным отделом

График приёма

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (приём документов)
• Ср: 10:00 – 12:00 – личные консультации
• Суббота, воскресенье – выходные

Отделы архива

1. Отдел приёма и регистрации документов
2. Отдел электронного архива и ИТ‑поддержки
3. Отдел экспертизы ценности и классификации
4. Отдел хранения и выдачи документов

Руководство

• Заведующий архивным отделом – Иванов П. С.
• Заместитель директора по работе с документами – Смирнова А. В.
• Главный специалист по электронному архиву – Кузнецов Д. Н.

Отзывы

«Быстро и без лишних бумаг оформляли сдачу дел. Электронный кабинет позволяет отслеживать статус в реальном времени» – отдел бухгалтерии.

«Отличный сервис, персонал вежливый, все документы приняты в срок» – отдел маркетинга.

---

Краткие рекомендации

• Всегда проверяйте соответствие сроков хранения нормативным требованиям.
• Используйте единую форму акта приёма‑передачи, утверждённую в организации.
• При возможности переводите процесс в электронный формат – это экономит время и повышает прозрачность.
• Назначайте ответственных за каждый этап и фиксируйте их подписи (бумажные или электронные).
• Регулярно проводите аудит архивных реестров.

Соблюдая указанные правила, вы обеспечите надёжную сохранность документов, их доступность для последующего использования и полное соответствие требованиям законодательства.