Опись дел – это официально оформленный перечень документов (дел), которые передаются в архив для их дальнейшего хранения, учета и использования. Правильное составление описи гарантирует:

• соответствие количества и содержания передаваемых дел нормативным требованиям;
• упрощение последующего поиска и восстановления документов;
• контроль за сохранностью архивного фонда.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс описи и передачи дел в архив:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (2002 г.).
2. Приказ Минкультуры России от № 443 «Об утверждении Положения о порядке формирования, оформления и передачи архивных дел».
3. Положение о номенклатуре дел федеральных органов исполнительной власти (утверждено приказом Правительства РФ от № 1062).
4. Методические рекомендации «Опись дел постоянного и временного хранения» (КонсультантПлюс, 2023).

Классификация описи дел

В зависимости от срока и характера хранения различают несколько видов описи:

• Опись дел постоянного хранения – документы, подлежащие сохранению более 10 лет.
• Опись дел временного хранения – документы, срок хранения которых ограничен (от 1 до 10 лет).
• Опись фонда пользования – документы, которые могут быть использованы в текущей работе организации.
• Опись дел личного состава – кадровые документы, передаваемые в архив по окончании трудового договора или по истечении срока хранения.

Этапы подготовки и передачи дел в архив

Процесс состоит из пяти основных этапов:

1. Определение перечня дел, подлежащих передаче. Ответственный за делопроизводство (обычно отдел кадров или бухгалтерия) формирует список документов, которые достигли установленного срока хранения.
2. Составление и проверка описи. На основании номенклатуры дел заполняется опись (шаблон, утверждённый архивом). Сотрудник архива предварительно проверяет правильность оформления.
3. Подготовка самих дел. Документы упаковываются в соответствующие архивные коробки, маркируются номером описи и номенклатурным кодом.
4. Приём‑передача. Сотрудник архива и представитель подразделения подписывают акт приёма‑передачи, фиксируя количество и состояние дел.
5. Регистрация в архивном фонде. После приёма архив вносит сведения о делах в реестр и присваивает им архивный номер.

Состав и оформление описи дел

Обязательные реквизиты описи (по образцу 2025‑го года):

Пример заполнения описи (дел персонала)

Опись № ОП‑2026‑015
Организация: ОАО «ТехноИнвест»

Номенклатурный код: 68‑69 (Кадровый учет)
Сводный номер фонда: Ф‑2026‑K01

| № | ФИО сотрудника | Дата приема | Список документов | Кол-во листов |
|---|----------------|-------------|-------------------|--------------|
| 1 | Иванов И.И. | | Трудовой договор, аттестат, справка 2‑НДФЛ | 12 |
| 2 | Петрова А.С. | | Трудовой договор, приказ о повышении, справка о доходах | 9 |
| … | … | … | … | … |

Алгоритм передачи дел по личному составу (шаг за шагом)

1. Назначение ответственного лица. Обычно – специалист отдела кадров.
2. Сбор документов. Выбираются все документы, относящиеся к сотруднику, и проверяется их полнота.
3. Формирование внутренней описи. Внутренняя опись фиксирует порядок поступления документов в кадровую службу.
4. Заполнение внешней описи. На основании внутренней описи заполняется официальная опись для архива.
5. Маркировка коробок. На каждую коробку наносится штрих‑код: «ОП‑2026‑015 / К‑01».
6. Согласование с архивом. Передача копий описи в архив за 5 рабочих дней до передачи дел.
7. Подписание акта приёма‑передачи. Осуществляется в присутствии представителя архива.
8. Внесение сведений в реестр. Архив регистрирует полученные дела и выдаёт подтверждающий документ.

Ответственность и контроль

За соблюдение порядка составления и передачи описи отвечают:

• Руководитель структурного подразделения – контроль полноты и достоверности данных.
• Специалист по делопроизводству – оформление описи и подготовка документов.
• Сотрудник архива – проверка соответствия номенклатуре и прием‑передача.

Нарушения могут привести к административной ответственности в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно сдавать описи дел?

Сдача производится ежегодно (по итогам финансового года) или при достижении установленного срока хранения конкретных документов.

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да, если они оцифрованы в соответствии с требованиями к формату (PDF/A‑1, TIFF) и согласованы со службой делопроизводства и архивом.

Кому следует обращаться, если обнаружена ошибка в описи после её утверждения?

Необходимо незамедлительно уведомить руководителя подразделения и сотрудника архива, оформить исправление в виде дополнения к описи.

Контактная информация для обращений

Составление и передача описи дел – ключевой элемент системы документооборота любой организации. Тщательное соблюдение нормативных требований, правильное оформление описи и взаимодействие с архивом позволяют обеспечить надёжную сохранность документов, упростить их последующее использование и избежать юридических рисков.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел архивного дела по указанным выше контактам.