Цель статьи – предоставить полное руководство по оформлению акта приема‑передачи документов в архив‚ а также дать практический образец документа‚ который можно адаптировать под нужды любой организации.
Правовое основание
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация. Архивные документы. Требования к оформлению»‚ передача документов в архив обязана сопровождаться официальным актом приема‑передачи. Этот акт фиксирует:
- Состав передаваемых документов;
- Состояние документов (полные‚ неполные‚ повреждённые);
- Дата и место передачи;
- Подписи сторон (передающей и принимающей организации).
Кому и когда оформлять акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- При передаче документов из текущего (оперативного) документооборота в архив.
- При передаче архивных фондов между архивными учреждениями.
- При возврате архивных документов в подразделение‑создатель.
Структура типового акта приема‑передачи
| Образец акта № ___ | |
|---|---|
| Дата составления | «__» __________ 20__ г. |
| Место составления | г. __________‚ ул. __________‚ д. __ |
| Стороны | Передающая организация: _______________________________ Адрес: ___________________________________________ ИНН/КПП: _________________________________________ Ответственное лицо (ФИО‚ должность): _______________ Принимающая организация (архив): _______________________ |
| Предмет передачи | Наименование фонда/дела: ___________________________ |
| Состояние документов | Полные и исправные Частично повреждённые (указать детали) ___________________ Не подлежащие передаче (список) ______________________ |
| Условия передачи | Документы переданы в оригинальном виде/в виде копий/в электронном виде (указать формат). |
| Подписи сторон _______________________/_______________________ | |
Примечание
Для электронных архивов вместо подписи может использоваться ЭЦП (электронная цифровая подпись). В таком случае в акте указывается номер сертификата и дата его применения.
Пошаговая инструкция по оформлению
- Подготовка перечня документов. Составьте реестр всех передаваемых материалов (включая их инвентарные номера).
- Проверка состояния. Оцените каждый документ на предмет повреждений‚ отметьте замечания.
- Заполнение акта. Используйте приведённый выше шаблон. При необходимости добавьте специальные пункты (например‚ «конфиденциальность»).
- Согласование. Передайте черновой вариант акта ответственному сотруднику архива для проверки.
- Подписание. Оба ответственных лица подписывают документ (в бумажном виде – подпись‚ в электронном – ЭЦП).
- Регистрация в журнале приёма‑передачи. Архив вносит запись в свой журнал‚ присваивая документу уникальный регистрационный номер.
- Хранение оригинала. Оригинал акта хранится в архиве‚ копия – в передающей организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как оформить передачу электронных документов?
Для электронных материалов используется Электронный акт приема‑передачи (E‑АПП). Он формируется в формате PDF/A‑2‚ подписывается ЭЦП обеих сторон и сохраняется в системе электронного документооборота.
Нужен ли нотариус?
Нотариальное заверение не требуется‚ если обе организации являются юридическими лицами и акт подписан их уполномоченными представителями. Нотариус может потребоваться только в случае споров о подлинности подписи.
Можно ли передать документы без акта?
Теоретически – да‚ но в случае проверки со стороны контролирующих органов отсутствие акта будет рассматриваться как нарушение требований архивного законодательства.
Пример заполненного акта (условный)
Ниже – полностью заполненный пример‚ который можно скачать в формате DOCX или PDF.
Контакты для обращения
Официальный сайт архива: https://www.gosarchiv.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов:
- Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел электронного архива – +7 (495) -23‑45‑68
- Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес: info@gosarchiv.ru
Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet.gosarchiv.ru
Личный приём (по записи): Записатся онлайн
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00‚ Сб 10:00‑14:00‚ Вс – выходной.
Отделы архива:
- Отдел исторических фондов
- Отдел документального наследия
- Отдел электронных архивов
- Отдел обслуживания заявителей
Руководство:
- Главный архивариус – Иванов И.И.‚ телефон +7 (495) -23‑45‑70
- Заместитель главного архивариуса – Петров П.П.‚ телефон +7 (495) -23‑45‑71
Отзывы пользователей:
Оформление акта приема‑передачи документов в архив – обязательный этап‚ который гарантирует законность и сохранность архивного материала. Следуя приведённому образцу и рекомендациям‚ вы избежите типичных ошибок‚ ускорите процесс передачи и сможете предоставить доказательства надлежащего обращения с документами в случае проверок.
Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ используйте указанные выше контакты – специалисты архива с радостью помогут вам.