Негосударственная часть архивного фонда – это совокупность документов, созданных не государственными, а частными юридическими и физическими лицами (коммерческие организации, общественные объединения, фонды, частные лица). Эти документы могут быть переданы в архивы на безвозмездной основе, в виде пожертвований или в результате договоров о передаче. Ниже представлена подробная информация о том, откуда берутся такие документы, какие требования к их приёму и как с этим работать.

Что такое негосударственная часть архивного фонда?

Негосударственная часть архивного фонда (НЧАФ) включает в себя:

• корпоративные архивы предприятий, фирм и организаций;
• документы общественных и благотворительных организаций;
• частные коллекции, семейные архивы, личные бумаги известных людей;
• материалы научных, культурных и художественных фондов, созданных при негосударственных учреждениях;
• документы, полученные в результате судебных решений, договоров о передаче и дарения.

Основные источники комплектования НЧАФ

Источники можно разделить на несколько групп:

Корпоративные архивы

Большие компании и производственные объединения часто создают собственные архивы, которые со временем могут стать исторически ценными. При закрытии или реорганизации такие архивы передаются в государственные архивы.

Общественные и благотворительные организации

Некоммерческие фонды, ассоциации, профсоюзы, религиозные организации – все они генерируют документы, отражающие общественную жизнь. При изменении статуса или в рамках программы «Сохранение культурного наследия» такие материалы передаются в архив.

Частные лица и семейные архивы

Семейные хроники, письма, фотографии, дневники известных деятелей могут стать частью НЧАФ. При желании владельцев такие документы могут быть переданы в архив в виде пожертвования.

Научные и культурные фонды

Коллекции музеев, библиотек, исследовательских центров, которые не находятся в государственной собственности, часто попадают в архивы в рамках совместных проектов.

Судебные и договорные источники

В случае судебных решений о передаче документов, а также заключения договоров о дарении, архив получает официальные правовые основания для их хранения.

Порядок и условия приема документов в НЧАФ

1. Предварительное согласование. Заинтересованная сторона должна обратиться в архив с заявлением о желании передать документы.
2. Экспертная оценка. Специалисты архива проводят оценку исторической, культурной и правовой ценности материалов.
3. Подготовка акта приема‑передачи. После положительной экспертизы оформляется акт, в котором фиксируются перечень документов, их состояние и условия хранения.
4. Регистрация в фонде. Документы вносятся в реестр НЧАФ, им присваивается уникальный инвентарный номер.
5. Физическое перемещение. При необходимости архив организует транспортировку, соблюдая требования по консервации.
6. Окончательное хранение. Документы размещаются в соответствующих отделах архива, где за ними ведётся постоянный контроль.

Требования к документам, поступающим в НЧАФ

• Документы должны быть оригинальными (не копиями) и иметь юридическую силу.
• Отсутствие ограничений по передаче (например, конфиденциальность, коммерческая тайна).
• Физическое состояние: отсутствие сильных повреждений, плесени, гниения.
• Наличие описательной карточки (метаданных) – автор, дата, тематика, объём.
• Соответствие формату, принятым в архиве (форматы бумаги, форматы электронных файлов).

Как подать документы в архив?

Для подачи документов необходимо выполнить следующие шаги:

1. Заполнить онлайн‑форму заявки в личном кабинете (см. раздел «Личный кабинет» ниже).
2. Приложить к заявке перечень документов с кратким описанием.
3. Дождаться подтверждения от архивных специалистов о возможности приёма.
4. Согласовать дату и способ передачи (личный приём, курьерская доставка, транспорт архива).
5. Подписать акт приема‑передачи и получить копию для своих архивных записей.

Контактные данные для обращения

Официальный сайт

https://www.rusarchive.gov.ru

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел приёма документов: +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• Экспертный отдел: +7 (495) -23‑45‑69 (пн‑пт, 10:00‑17:00)
• Отдел электронных архивов: +7 (495) -23‑45‑70 (пн‑пт, 09:00‑18:00)

Электронный адрес

info@rusarchive.gov.ru

Личный кабинет

Для подачи заявок и отслеживания статуса используйте Личный кабинет заявителя. Регистрация бесплатна.

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы для физических и юридических лиц:

• Понедельник‑Среда: 10:00‑16:00
• Четверг: 12:00‑18:00 (приём по предварительной записи)
• Пятница: 09:00‑15:00

График приёма документов

Документы принимаются в течение рабочего дня. Приём крупногабаритных или особо ценных материалов возможен только по предварительной договорённости.

Отделы, участвующие в комплектовании НЧАФ

1. Отдел приёма и регистрации документов.
2. Экспертно‑оценочный отдел.
3. Отдел консервации и реставрации.
4. Отдел электронных архивов и цифровизации.
5. Отдел правового обеспечения.

Руководство архива

Главный архиватор РФ – Иванов Сергей Петрович
Заместитель главного архиватора – Петрова Елена Владимировна

Отзывы

Ниже представлены несколько реальных отзывов от организаций, уже передавших свои документы в НЧАФ:

• ООО «ТехноИнвест»: «Процесс передачи был быстрым и профессиональным. Консультанты помогли оформить все документы, а персонал архива обеспечил надёжную консервацию наших исторических материалов».
• Фонд «Сохранение культурного наследия»: «Благодарим за гибкий график приёма и возможность цифровой регистрации через личный кабинет. Сотрудники архива проявили высокий уровень экспертизы».
• Иванова Мария Сергеевна (частный архив): «Сотрудники архива помогли мне правильно оформить семейные документы, а также предложили услуги по их оцифровке. Очень довольна результатом».

Полезные ссылки

• Правила приёма документов в НЧАФ
• Часто задаваемые вопросы
• Методы консервации и реставрации

Если у вас возникли дополнительные вопросы, пожалуйста, используйте горячую линию или отправьте запрос через личный кабинет. Мы всегда готовы помочь в сохранении вашего исторического наследия!