В Российской Федерации архивы являются государственными учреждениями, которые хранят документы исторической, юридической и социальной ценности. Чтобы получить доступ к нужным материалам, необходимо правильно оформить заявление‑запрос и подать его в соответствующий архив. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить заявление, какие документы нужно приложить, куда и как его отправить, а также предоставим полные контактные данные главных архивных учреждений.

Общие сведения о порядке обращения в архив

• Запросы принимаются как в бумажной форме (по почте, курьером, лично), так и через Единый портал госуслуг.
• Срок рассмотрения заявления – не более 15 календарных дней с момента его получения архивом (за исключением случаев, требующих дополнительного исследования).
• Ответ может быть предоставлен в виде:
  • информационного письма;
  • архивной справки;
  • выписки;
  • копии оригинального документа (в бумажном или электронном виде).
• Получатель может выбрать способ получения ответа: почтовой отправкой, курьером, электронным письмом или лично в приёмном отделе.

Как правильно составить заявление

Заявление должно быть оформлено в соответствии с образцом, приведённым ниже. В текст включаются обязательные реквизиты:

1. Шапка заявления (наименование архива, адрес, контактные данные).
2. Полные данные заявителя:
   • Ф.И.О.;
   • дата рождения;
   • паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
   • адрес регистрации (для получения ответов по почте);
   • контактный телефон и электронная почта.
3. Суть запроса – чётко указать, какой документ (справка, выписка, копия) требуется, а также указать период, номер дела, если известны.
4. Основание запроса (например, необходимость подтверждения трудового стажа, наследственных прав, исследовательская цель).
5. Выбор формы получения ответа (почта, электронная почта, личный приём).
6. Перечень прилагаемых документов (паспорт, доверенность, копии ранее полученных справок и т.п.).
7. Подпись заявителя и дата подачи заявления.

Образец заявления

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) -23112, г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2
Электронная почта: info@garf.ru
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

От: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 01 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Адрес: 115035, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (916) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com
Заявление‑запрос № ___

Прошу предоставить архивную справку (выписку) о трудовом стаже за период с по г., хранящуюся в Архиве Министерства экономического развития РФ, № дела 45‑6789/1994.

Основание: необходимость подтверждения стажа для получения пенсионных выплат.

Форма получения ответа: электронная почта (ivanov@example.com).

Перечень приложенных документов:
Копия паспорта.
Копия трудовой книжки (страницы 1‑4).
Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Подпись: ______________________ Дата: 

Какие документы необходимо приложить

Порядок подачи заявления

• Лично – в приёмный отдел архива (по адресу, указанному в разделе «Контакты»). При личном обращении необходимо предъявить оригиналы документов.
• По почте – отправить оригинал заявления и копии документов заказным письмом с уведомлением о доставке.
• Через портал Госуслуги – заполнить электронную форму «Запрос в архив», загрузить сканы документов и подписать запрос электронной подписью.
• Курьером – воспользоваться услугой доставки «Экспресс‑Док» (при наличии такой услуги у архива).

Сроки и порядок получения результата

После получения полного пакета документов архивный сотрудник регистрирует запрос и в течение 15 дней (в исключительных случаях – до 30 дней) готовит ответ. В ответе указываются:

• Подтверждение получения запроса;
• Результат поиска (найдены/не найдены документы);
• Копии запрошенных материалов (в бумажном виде или в электронном формате);
• Приказ об отказе (если запрос отклонён) с указанием причин.

Если заявитель выбирает получение ответа по электронной почте, архив отправит сканы в формате PDF. При личном получении – документы выдаются в приёмном зале в пределах рабочего графика архива.

Контактные данные для обращения в архивы

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

• Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Телефоны отделов:
  • Отдел запросов – +7 (495) -23‑45‑68
  • Отдел выдачи справок – +7 (495) -23‑45‑69
• Электронный адрес: info@garf.ru
• Личный кабинет на портале Госуслуг: https://www.gosuslugi.ru/archives
• Личный приём (приёмная граждан): г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2, 1‑й этаж
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда); Сб 10:00‑14:00; Вс – выходной.
• Отделы:
  • Отдел исторических документов
  • Отдел архивных справок и выписок
  • Отдел электронного доступа
• Руководство:
  • Генеральный директор – Владимир Петрович Сидоров
  • Заместитель директора по работе с гражданами – Елена Викторовна Кузнецова
• Отзывы граждан: https://www.rusarchives.ru/otzivy

Государственный архив Новосибирской области

• Сайт: https://archive.nso.ru
• Горячая линия: +7 (383) -34‑56‑78
• E‑mail: contact@nsoarchive.ru
• Личный кабинет: https://gosuslugi.ru/archives/nso
• Приёмный зал: г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 12, 2‑й этаж
• График: Пн‑Пт 08:30‑17:30

Архивный фонд Санкт‑Петербурга

• Сайт: https://spbarchives.ru
• Телефон: +7 (812) -45‑67‑89
• E‑mail: info@spbarchives.ru
• Личный кабинет: https://gosuslugi.ru/archives/spb
• Приёмный зал: г. Санкт‑Петербург, Невский пр., д. 28, 1‑й этаж
• График: Пн‑Пт 09:00‑19:00; Сб 10:00‑15:00

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию документа, если он находится в закрытом фонде?

Да, но только при наличии законных оснований (судебное решение, согласие правообладателя, необходимость в публичных интересах). В этом случае архив может потребовать дополнительную справку или решение суда.

Какой срок хранения полученных архивных справок?

Справки, выданные архивом, хранятся в личном деле заявителя в пределах 5 лет. После этого они могут быть уничтожены, если иное не предусмотрено законодательством.

Можно ли подать запрос от имени юридического лица?

Да, но необходимо приложить учредительные документы организации и доверенность от руководителя.

Что делать, если архив отказал в выдаче документа?

В ответе будет указана причина отказа. При несогласии заявитель имеет право обжаловать решение в соответствующий суд в течение 30 дней.

Оформление заявления в архив о приеме документов – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения установленного регламента. Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, вы сможете быстро получить нужную архивную справку, выписку или копию, а также избежать типичных ошибок, приводящих к отказу в выдаче.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, используйте контактные данные, указанные выше, или обратитесь в личный кабинет на портале Госуслуг – там вы сможете отслеживать статус вашего запроса в реальном времени.