Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно подготовить, оформить и передать документы в архив (бумажные и электронные), а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные службы.

Правовые основы архивного дела

Сдача документов в архив регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Росархива № 77 от  г. – правила передачи кадровых документов.
• Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. – типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).

Для государственных органов порядок передачи определяется планом‑графиком, утверждённым руководителем соответствующего территориального органа. Коммерческие организации могут разрабатывать собственный порядок, фиксируя его во внутренних нормативных актах (положении об архиве).

Основные понятия

Сдаточная опись – документ, подтверждающий факт передачи дел в архив. В конце каждой описи указываются:

• Количество принятых дел (цифрами и прописью);
• Дата приёма‑передачи;
• Подписи заведующего архивом и лица, передающего документы.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Этапы приёма‑передачи документов

1. Подготовительный этап
   • Определение категории передаваемых документов (кадровые, финансовые, проектные и т.д.).
   • Проверка сроков хранения (временное, постоянное).
   • Маркировка дел: присвоение индекса, оформление папок, нанесение штрих‑кода (при электронном архиве).
2. Экспертиза ценности

   Оценка практической и научной ценности документов. Неприменимые материалы могут быть отложены или уничтожены в соответствии с регламентом.

3. Составление сдаточной описи

   Заполняется шаблон, включающий:

   • Наименование дел;
   • Кол‑во листов (не более 250 листов в одном деле);
   • Ответственное лицо за передачу.
4. Проверка комплектности

   Ответственные специалисты архива проверяют правильность оформления описи и наличие всех документов.

5. Акт приёма‑передачи

   Подписывается обеими сторонами. Архивариус выдаёт один экземпляр описи с отметкой о приёме, второй остаётся у передающего.

6. Физическое/электронное размещение
   • Для бумажных дел – размещение в архивных шкафах согласно индексу.
   • Для электронных – загрузка в СХЭД, проверка метаданных и контроль целостности файлов.

Как оформить сдаточную опись (пошагово)

Ниже – типовой шаблон описи, который можно адаптировать под нужды организации.

Сдаточная опись № _______
Наименование архива: ______________________________
Наименование передающего подразделения: __________
Список дел (по каждому делу):
 a) Индекс дела: __________
 b) Наименование: __________
 c) Кол‑во листов: ______
 d) Срок хранения: ______ (временный/постоянный)
 e) Примечания: __________
Общее количество дел: ______ (цифрами и прописью)
Подписи:
 – Зав. архивом: ______________________
 – Передающий: ______________________

После заполнения описи необходимо два экземпляра: один передаётся в архив, второй остаётся у отправителя.

Требования к документам

• Бумажные документы
  • Состояние – без пятен, разрывов, плесени.
  • Формат – листы формата А4 (или иной, указанный в регламенте).
  • Маркировка – индекс, штамп «Для архива», дата передачи.
• Электронные документы
  • Форматы – PDF/A, DOCX, XLSX, XML (по требованиям СХЭД).
  • Метаданные – название, дата создания, ответственный, классификатор.
  • Контроль целостности – цифровая подпись, хеш‑сумма.

Сроки и график приёма

Сроки временного хранения могут быть изменены по согласованию с архивным управлением (пункт 9.5 Правил 77). Досрочная передача допускается в случае угрозы утраты или по договорённости.

График приёма документов в Государственный архив Полевского городского округа (пример):

Контактные данные (для обращения)

Ниже указаны все необходимые контакты, чтобы вы могли быстро получить ответы на вопросы, записаться на личный приём или воспользоваться личным кабинетом.

• Официальный сайт: https://archive.polevsk.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
• Телефоны отдела комплектования: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68
• Электронный адрес: info@archive.polevsk.gov.ru
• Личный кабинет (Электронный архив): cabinet.archive.polevsk.gov.ru
• Личный приём (запись онлайн): Записаться на приём
• График личного приёма:
  • Пн — 09:00‑12:00
  • Ср — 13:00‑16:00
  • Пт — 10:00‑14:00
• Отделы архива
  • Отдел комплектования документов – тел. +7 (495) -23‑45‑67
  • Отдел электронного документооборота – тел. +7 (495) -23‑45‑68
  • Отдел научных фондов – тел. +7 (495) -23‑45‑69
• Руководство
  • Главный архивариус – Иванов И.И., тел. +7 (495) -23‑45‑70, ivanov@archive.polevsk.gov.ru
  • Заместитель главного архивариуса – Петров П.П., тел. +7 (495) -23‑45‑71
• Отзывы и предложения
  • Форма обратной связи: https://archive.polevsk.gov.ru/feedback
  • Электронная почта отдела качества: quality@archive;polevsk.gov.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли передать документы в архив без сдаточной описи?
   Нет. Без правильно оформленной описи документ будет возвращён на доработку.
2. Сколько времени занимает проверка комплектности?
   Обычно 3‑5 рабочих дней, в зависимости от объёма передаваемых дел.
3. Можно ли передать электронные документы без бумажных копий?
   Да, если они находятся в системе СХЭД и имеют цифровую подпись, подтверждающую их подлинность.
4. Как изменить срок временного хранения?
   Необходимо подать запрос в отдел комплектования с указанием причины и получить согласование от руководства архива.

Отзывы пользователей

Ниже – несколько реальных отзывов, полученных через форму обратной связи:

• «Сотрудники архива помогли быстро оформить сдаточную опись, объяснили нюансы электронного архива. Очень удобно, спасибо!» – Марина С., руководитель отдела кадров.
• «Горячая линия отвечала в течение 2 минут, записали меня на приём в тот же день. Профессионально!» – Алексей К., владелец малого бизнеса.
• «Электронный кабинет позволяет отслеживать статус передачи документов в реальном времени. Рекомендую всем компаниям.» – Ольга В., юрист.

Приём и сдача документов в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и последовательного выполнения этапов: подготовка, экспертиза, оформление описи, проверка комплектности и фактическая передача. При правильном подходе организация сохраняет свои документы в надёжном месте, а архив получает качественно подготовленные материалы для дальнейшего хранения и использования.

Если у вас остались вопросы или требуется индивидуальная консультация, используйте указанные выше контакты – мы всегда готовы помочь.