Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно подготовить и сдать бухгалтерскую документацию в архив, какие нормативные акты регулируют процесс, какие документы необходимо оформить и куда обращаться за помощью.

Правовое основание

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» и правилам организации государственного архивного дела, первичные учетные документы, регистры, бухгалтерские отчёты и балансы подлежат хранению не менее пяти лет после отчётного года. Для документов, срок хранения которых превышает 10 лет (например, сведения о стаже работников, начислениях заработной платы), предусмотрено передача в архивное хранение.

Основные нормативные документы:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Приказ Минэкономразвития РФ от № 123 «Об утверждении Положения о порядке архивного хранения бухгалтерских документов»;
• Перечень типовых документов Национального архивного фонда РФ.

Кому и какие документы подлежат сдаче в архив

Сдавать документы в архив обязаны:

• Главные бухгалтеры и их заместители;
• Ответственные за документооборот в финансовом отделе;
• Специалисты, назначенные приказом руководителя организации.

В архив передаются:

• Первичные учетные документы (накладные, счета‑фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
• Регистры бухгалтерского учёта (журналы‑ордеры, главные книги);
• Бухгалтерская отчётность (балансы, отчёты о финансовых результатах, налоговые декларации);
• Документы, связанные с кадровым учётом, если их срок хранения превышает 10 лет.

Пошаговая инструкция подготовки документов к передаче в архив

1. Сбор и сортировка. Разделите документы по видам (первичные, регистры, отчётность). Удалите дубли и документы, подлежащие утилизации в соответствии с актом об уничтожении.
2. Проверка состояния носителей. Для бумажных документов – отсутствие повреждений, плесени, следов коррозии. Для электронных – проверка целостности файлов и соответствия формату (PDF/A‑2, XML).
3. Составление описи. Оформите опись дел в табличной форме: №, наименование документа, дата, количество листов/файлов, срок хранения, примечания.
4. Подготовка акта приёма‑передачи. В акте указываются стороны (организация‑архив), перечень передаваемых документов, дата, подписи ответственных лиц.
5. Маркировка и упаковка. Бумажные документы упаковываются в плотные коробки, маркируются согласно описи. Электронные носители (USB‑накопители, CD/DVD) помещаются в анти‑статические пакеты и также маркируются.
6. Передача в архив. Документы передаются в отдел приёма архивных дел. При необходимости – согласование с контрагентом о передаче оригиналов.
7. Регистрация в личном кабинете. После приёма в архиве документу присваивается уникальный архивный номер, который фиксируется в системе электронного документооборота организации.

Как происходит приём в архивном отделе

Приём бухгалтерских документов осуществляется специалистом архива, который проверяет:

• соответствие перечня описи фактическому содержимому;
• состояние носителей;
• правильность оформления актов и подписей.

После проверки документу присваивается архивный номер и вносится в реестр. Приём завершается выдачей копии акта приёма‑передачи заказчику.

Электронный архив и личный кабинет

Для упрощения доступа к документам многие организации используют электронный архив. Основные возможности:

• поиск по метаданным (дата, тип, номер дела);
• просмотр и скачивание оригинальных файлов в формате PDF/A;
• контроль сроков хранения и автоматическое уведомление о предстоящем уничтожении.

Для работы с электронным архивом необходимо войти в личный кабинет на официальном сайте архива (см. раздел Контакты ниже).

Отзывы пользователей

Ниже собраны несколько типовых отзывов от организаций, которые уже передали бухгалтерскую документацию в наш архив:

ООО «ТехноПлюс» – «Процесс приёма прошёл быстро, все документы были проверены в течение 2 дней. Электронный кабинет позволяет нам в любой момент получить нужный акт».

ЗАО «СтройИнвест» – «Отличная поддержка со стороны специалистов архива, помогли оформить опись и ответили на все вопросы по электронному формату».

Контактная информация

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у бухгалтерских документов?

Минимальный срок – 5 лет после отчётного года. Для документов, связанных с трудовыми отношениями, срок может составлять 10‑50 лет в зависимости от характера информации.

Можно ли передать оригиналы документов в электронный архив?

Да, при условии, что оригиналы отсканированы в формате PDF/A‑2 с сохранением всех подписей и печатей. Оригиналы остаются в архиве в бумажном виде, а электронные копии используются для оперативного доступа.

Нужен ли акт приёма‑передачи, если документы передаются в электронном виде?

Да. Акт оформляется в электронном виде и подписывается квалифицированной электронной подписью обеих сторон.

Куда обращаться, если обнаружена ошибка в описи?

Свяжитесь с отделом приёма по телефону 8 (495) -23‑45‑67 или отправьте запрос на info@archive-buh.gov.ru. Ошибку исправят в течение 3 рабочих дней.

Дата актуализации статьи: