Цель статьи – предоставить полную информацию о том, как правильно оформить прием и передачу документов в государственный (муниципальный) архив, а также дать все необходимые контакты для обращения в архивные органы.
Общие сведения
Архив – это специализированное учреждение, где осуществляется систематическое хранение, охрана и использование документов, имеющих историческую, юридическую и административную ценность. Приём документов на хранение в архив регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о порядке приёма, хранения и использования архивных документов»;
- Региональные нормативные акты, определяющие порядок работы конкретных архивов.
Кому может быть передан документ?
Документы могут быть переданы в архив:
- Организациям и индивидуальным предпринимателям (в рамках обязательного архивного хранения);
- Государственным и муниципальным учреждениям (по требованию законодательства);
- Физическим лицам (в случае, если документ имеет историческую ценность).
Порядок приёма документов в архив
Подготовительный этап
Перед тем как передать документы в архив, необходимо выполнить следующие действия:
- Сформировать перечень передаваемых документов (название, дата создания, количество листов, тип носителя).
- Подготовить акты приёма‑передачи (форма № 1‑А, утверждённая архивом).
- Убедиться, что документы находятся в надлежащем состоянии (отсутствие плесени, механических повреждений, следов химических реакций).
- Определить категорию доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный) и оформить соответствующие отметки.
Подача документов в архив
Документы передаются в архив в один из следующих способов:
- Лично в приёмный пункт архива;
- По доверенности (полномочия представителя оформляются нотариально);
- Через курьерскую службу, согласованную с архивом.
Оформление акта приёма‑передачи
При передаче документов архивный сотрудник проверяет их соответствие заявленному перечню и подписывает акт приёма‑передачи. В акте фиксируются:
- Дата и место приёма;
- Перечень переданных документов;
- Состояние документов на момент приёма;
- Подписи сторон.
Регистрация в архивном деле
После подписания акта документы вносятся в реестр архивных документов и получают уникальный архивный номер. На основании этого номера формируется свидетельство о приёме в архив, которое выдается передающей стороне.
Сроки и стоимость хранения
| Тип документа | Срок хранения (лет) | Тариф (руб./мес.) |
|---|---|---|
| Документы делопроизводства | 5–10 | 150 |
| Документы юридически значимые | 10–30 | 250 |
| Исторические и культурные ценности | Бессрочно | Бесплатно (при наличии соответствующего решения) |
Точные тарифы могут различаться в зависимости от региона и типа архива. Рекомендуется уточнять стоимость в отделе финансового обеспечения архива.
Как получить доступ к хранимым документам
Для получения доступа к документам, находящимся в архиве, необходимо:
- Подать запрос в письменной форме через личный кабинет на официальном сайте архива;
- Указать номер архивного документа, цель доступа и сроки;
- При необходимости предоставить подтверждающие документы (например, доверенность).
Ответ на запрос выдается в течение 30 календарных дней, если иное не предусмотрено законом.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.archives.gov.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел финансового обеспечения – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел доступа к архивным материалам – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
E‑mail: info@archives.gov.ru
Личный кабинет
Для подачи заявок, отслеживания статуса запросов и получения электронных копий документов используйте личный кабинет. Регистрация производится по единому государственному порталу «Госуслуги».
Личный приём (приёмный пункт)
Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 1, офис 101
Время работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00‑12:00, 14:00‑18:00 |
| Вторник | 09:00‑12:00, 14:00‑18:00 |
| Среда | 09:00‑12:00, 14:00‑18:00 |
| Четверг | 09:00‑12:00, 14:00‑18:00 |
| Пятница | 09:00‑12:00, 14:00‑18:00 |
| Суббота, Воскресенье | Выходные |
Отделы архива
- Отдел приёма и регистрации документов;
- Отдел классификации и описания;
- Отдел консервации и восстановления;
- Отдел доступа и обслуживания заявителей;
- Отдел финансового обеспечения;
- Отдел информационных технологий.
Руководство архива
- Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович
- Заместитель главного архивариуса по приёму документов: Петрова Мария Владимировна
- Начальник отдела консервации: Сидоров Алексей Николаевич
- Главный бухгалтер: Кузнецова Ольга Дмитриевна
Отзывы и оценка качества услуг
Мы ценим мнение наших клиентов. Оставить отзыв можно несколькими способами:
- Через форму обратной связи на официальном сайте;
- По телефону горячей линии, выбрав пункт «Отзыв»;
- На портале «Госуслуги» в разделе «Мои услуги – Архив»;
- Заполнив бумажный бланк в приёмном пункте (доступен в любое время работы).
Средний рейтинг удовлетворённости за 2023 год – 4,7 из 5. Мы постоянно работаем над улучшением сервиса и учитываем все предложения.
Полезные рекомендации
- Перед передачей документов убедитесь, что они находятся в чистом и сухом состоянии – это ускорит процесс приёма.
- Сохраняйте копию акта приёма‑передачи – без него будет сложно доказать факт сдачи документов.
- Если документ имеет высокий уровень конфиденциальности, уточните требования к упаковке и маркировке у специалиста отдела консервации.
- Регулярно проверяйте статус ваших запросов через личный кабинет – система автоматически отправляет уведомления о изменениях.
- При возникновении вопросов используйте горячую линию – оператор поможет подобрать нужный отдел и уточнить детали.
Соблюдая указанные правила, вы обеспечите надёжное хранение ваших документов и получите быстрый доступ к ним в любой момент.