Государственный архив Ростовской области в г. Ростов-на-Дону — это ведущее архивное учреждение региона, выполняющее функции хранения, учета и использования документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации на территории области. Официальный интернет-ресурс учреждения служит главной точкой входа для получения информации об услугах, фондах, реквизитах и порядке обращения за архивной справкой или документом.

Описание деятельности

Архив осуществляет государственные функции по управлению архивным делом в Ростовской области. Основные направления работы включают:

• Формирование и хранение: прием документов от государственных органов, организаций, предприятий и физических лиц; обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТу.
• Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, информационно-справочных систем; оцифровка документов.
• Предоставление информации: выдача архивных справок, копий документов, проведение тематических исследований (генеалогических, исторических, правовых).
• Государственная регистрация архивов: учет архивов организаций и частных лиц, расположенных на территории области.
• Информатизация: развитие электронных сервисов, включая «Личный кабинет» заявителя и доступ к электронным копиям документов через официальный портал.

Архив хранит уникальные фонды, отражающие историю Дона с XVII века по настоящее время: документы казачьего управления, предреволюционных учреждений, советских органов власти, промышленных предприятий, общественных организаций и личных фондов известных деятелей.

Официальный сайт

Главный информационный ресурс — официальный сайт Государственного архива Ростовской области.

• Адрес: http://www.archive.donland.ru/
• Альтернативный адрес (портал госуслуг региона): donland.ru/activity/archives/

На сайте доступно:

1. Сведения об архиве (история, структура, нормативная база).
2. Информация о фондах (путеводитель, фондовые описи, базы данных «Память Дона», «Погибшие на Донской земле» и др.).
3. Раздел «Гражданам» — порядок получения справок, тарифы, бланки заявлений.
4. Электронные сервисы: запись на прием, отслеживание статуса заявки, оплата услуг.
5. Контакты структурных подразделений и руководства.
6. Новости, объявления о конкурсах, выставках, изменении режима работы.

Контакты для обращений

Почтовый адрес (юридический и фактический):

344002, г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, д. 105

При отправке почтовых отправлений (заявлений, запросов, оплаченных заказов) на конверте обязательно указывать: Государственный архив Ростовской области.

Горячая линия / Телефон доверия

Для оперативных консультаций по вопросам архивного дела, приема граждан и предоставления услуг:

• Единый справочно-информационный телефон (Горячая линия): +7 (863) -40-XX-XX (точный актуальный номер уточняйте на официальном сайте в разделе «Контакты», так как номера могут меняться).
• Часто горячая линия работает в режиме автоинформатора или в часы приема специалистов.

Номера телефонов структурных подразделений

Коды города: +7 (863). Ниже приведены основные контактные телефоны (актуальность подтверждайте на сайте).

Важно: Перед визитом или звонком обязательно проверяйте актуальные номера на официальном сайте в разделе «Контакты» или «Структура».

Электронный адрес (E-mail)

• Общий адрес архива (канцелярия): archive@donland.ru (или аналогичный, указанный на сайте).
• Отдел использования (вопросы выдачи справок, заказов): часто выделен отдельный ящик, например usage@archive.donland.ru — уточняйте на сайте.
• Электронная приемная (через форму на сайте): На портале archive.donland.ru работает форма обратной связи («Задать вопрос», «Написать директору»), которая гарантирует регистрацию входящего документа.

Личный кабинет заявителя

Для удобства граждан и организаций на официальном сайте реализован функционал Личного кабинета (ЛК) (часто интегрирован с ЕСИА / Госуслугами или реализован как отдельный модуль «Электронный архив»).

Возможности Личного кабинета:

• Подача электронного заявления на получение архивной справки/копии документа.
• Отслеживание статуса исполнения заявки (принята, в работе, готова, отправлена).
• Оплата архивных услуг онлайн (банковской картой через платежный шлюз).
• Получение готовых электронных копий документов (в формате PDF/JPG) прямо в ЛК.
• История обращений и архив выданных документов.
• Запись на личный прием к специалисту или директору.

Вход в ЛК: Обычно осуществляется через кнопку «Личный кабинет» / «Электронные услуги» на главной странице сайта archive.donland.ru. Для полноценной работы рекомендуется авторизация через ЕСИА (Госуслуги).

Личный прием граждан

Директор архива и руководители структурных подразделений проводят личный прием граждан для решения вопросов, не требующих длительных архивных поисков, а также рассмотрения жалоб и предложений.

Кому можно обратиться на личном приеме:

• Директор архива — по стратегическим вопросам, жалобам на работу сотрудников, сложным правовым ситуациям.
• Заместители директора, по вопросам профильной деятельности (использование, пополнение, ИТ).
• Начальники отделов — по конкретным вопросам работы читального зала, приема документов, оплаты.

Порядок записи: Через форму на сайте («Запись на прием»), по телефону приемной или через Личный кабинет. При личном визите без предварительной записи прием возможен только при наличии свободного времени у руководителя.

График приема граждан (Режим работы)

Режим работы Читального зала / Отдела использования (для посетителей, заказывающих справки/документы):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв на обед 13:00 – 14:00)
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв на обед 13:00 – 14:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходные дни

График личного приема руководства (примерный, уточняйте на сайте!):

• Обычно: Вторник 10:00 – 13:00 (Директор) или Четверг 14:00 – 17:00 (Заместители).
• График утверждается приказом директора и публикуется в разделе «График приема граждан» на официальном сайте.

Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал может быть закрыт, уточняйте заранее).

Структура архива (Основные отделы)

Архив имеет функциональную структуру, отраженную в Уставе. Основные структурные подразделения:

1. Отдел использования и публикации документов (Читальный зал), работа с пользователями, выдача справок, копирование, консультирование, удаленный доступ.
2. Отдел приема, учета и государственной регистрации архивов — прием документов от ведомств/организаций, экспертиза стоимости, госрегистрация архивов негосударственных организаций.
3. Отдел научной обработки документов и информатизации — описи, путеводители, оцифровка, ведение баз данных, поддержка сайта и ЛК.
4. Отдел хранения и обеспечения режима секретности — хранение фондов, реставрация, переплетка, климат-контроль, режим доступа к гражданинской/гостайне.
5. Административно-хозяйственный сектор / Бухгалтерия / Кадры — обеспечение хозяйственной деятельности.

Руководство архива

Актуальные сведения о руководителе и его заместителях публикуются в разделе «Структура и руководство» официального сайта.

• Директор Государственного архива Ростовской области: [ФИО текущего директора, уточните на сайте].
• Заместитель директора по использованию и публикации: [ФИО].
• Заместитель директора по пополнению и учету: [ФИО].
• Заместитель директора по научной работе и информатизации: [ФИО].
• Главный бухгалтер: [ФИО].

Примечание: В связи с кадровыми перестановками ФИО руководства могут меняться. Единственный достоверный источник, раздел «Руководство» на archive.donland.ru.

Отзывы о работе архива

Анализ отзывов на картах (Яндекс.Карты, 2ГИС), портале Госуслуг (раздел «Оценка качества услуг») и форумах гениелогистов позволяет выделить ключевые моменты:

Позитивные аспекты (Часто упоминаются):

• Компетентность архивариусов: высокий профессионализм сотрудников читального зала, умение находить документы в сложных фондах (ревизские сказки, метрические книги, дела о наградении).
• Развитие цифровых сервисов: возможность заказать справку через Госуслуги/ЛК, получить скан по почте, не приезжая в Ростов (актуально для жителей других регионов).
• Удобный читальный зал: современное оборудование, сканеры для самостоятельного копирования, бесплатный Wi-Fi, доступ к базам данных «Память Дона».
• Уникальные фонды: высокая оценка полноты фондов по истории Дона, казачьих войск, промышленности.

Проблемные моменты (На что жалуются):

• Сроки исполнения: официальный срок, до 30 дней (продлеваем до 60), на практике сложные генеалогические запросы могут идти дольше.
• Стоимость услуг: тарифы на поиск и копирование (особенно цветное/крупноформатное) считаются высокими некоторыми пользователями.
• Телефонная недоступность: часто трудно дозвониться по справочным телефонам в часы пик; рекомендуется писать на e-mail или через форму на сайте.
• Очередь в читальный зал: в периоды высокой нагрузки (май-июнь, ноябрь-декабрь) может потребоваться предварительная запись на место.
• Ограничения по фотосъемке: запрет на съемку собственной техникой документов, имеющих ограниченный доступ или плохое состояние (только платное копирование архивом).

Советы по работе с архивом (из отзывов):

1. Заготавливайте запрос максимально подробно: ФИО, годы жизни, место жительства/службы, конфессия, родство.
2. Используйте Личный кабинет / Госуслуги — это ускоряет регистрацию заявки и позволяет платить онлайн.
3. Для сложных генеалогических поисков заранее изучите путеводитель по фондам на сайте (раздел «Фонды» -> «Путеводитель»), чтобы указать номера фондов/описей в заявлении.
4. Проверяйте спам-папку почты, ответы с портала часто попадают туда.

Данная статья носит справочный характер. Реквизиты, телефоны, график приема и состав руководства могут изменяться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте archive.donland.ru перед визитом или отправкой запроса.