Назначение должности: специалист по приёму документов (далее – специалист) осуществляет прием, проверку и регистрацию входящих документов граждан и юридических лиц в Многофункциональном центре (МФЦ), обеспечивает их правильное направление в соответствующие подразделения и информирует заявителей о порядке дальнейшего рассмотрения их обращений.

Общие положения

1. Специалист относится к категории рабочих и подчиняется непосредственно начальнику отдела приёма и регистрации документов.
2. Назначение на должность производится приказом руководителя МФЦ с испытательным сроком не более трёх месяцев.
3. Специалист обязан соблюдать:
   • Трудовой кодекс РФ;
   • Внутренние регламенты МФЦ;
   • Требования по защите персональных данных (ФЗ‑152);
   • Этические нормы общения с гражданами.

Цели и задачи должности

• Обеспечение своевременного и корректного приёма документов от заявителей.
• Снижение количества ошибок при регистрации и направлении документов.
• Повышение уровня удовлетворённости граждан обслуживанием МФЦ.

Основные обязанности

1. Приём и регистрация документов:
   • Приём заявлений, справок, заявок и иных документов в бумажном и электронном виде;
   • Проверка комплектности и соответствия документов требованиям нормативных актов;
   • Внесение сведений в журнал приёма (бумажный/электронный) и в информационную систему МФЦ;
   • Выдача заявителю расписки/квитанции о приёме.
2. Консультирование заявителей:
   • Разъяснение порядка заполнения форм и перечня необходимых документов;
   • Информирование о сроках рассмотрения и возможных результатах;
   • Направление к специалистам профильных отделов при необходимости.
3. Взаимодействие с другими подразделениями:
   • Передача принятых документов в соответствующие отделы (паспортный, миграционный, соцзащиты и др.);
   • Контроль за получением подтверждения о получении документов от получающих подразделений.
4. Ведение отчётности:
   • Составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчётов о количестве принятых и направленных документов;
   • Участие в подготовке статистических данных для руководства.
5. Обеспечение сохранности документов:
   • Соблюдение правил хранения и архивирования;
   • Контроль доступа к конфиденциальным документам.
6. Участие в повышении квалификации: прохождение обязательных тренингов по работе с клиентами и новым информационным системам.

Права специалиста

• Запрашивать у заявителей недостающие сведения и документы, необходимые для полного рассмотрения их обращения.
• Получать от руководства разъяснения по вопросам выполнения должностных обязанностей.
• Вносить предложения по улучшению процессов приёма и регистрации документов.
• Отказаться от приёма документов, если они явно не соответствуют установленным требованиям (с обязательным уведомлением заявителя).

Ответственность

Специалист несёт ответственность за:

• Нарушение сроков регистрации и передачи документов;
• Допуск ошибок в оформлении регистрационных записей;
• Нарушение правил конфиденциальности и защиты персональных данных;
• Неправильное информирование заявителей.

Требования к квалификации

Условия труда

• Рабочий график: 5/2, 8‑часовой рабочий день (с 9:00 до 18:00, перерыв 1 час).
• Оформление согласно ТК РФ, оплата труда в соответствии с тарифными ставками МФЦ.
• Рабочее место оснащено компьютером, принтером, телефонной линией и доступом к корпоративной сети.
• Социальные гарантии: отпуск, больничные, ДМС (по политике организации).

Взаимодействие с другими подразделениями

Специалист регулярно взаимодействует с:

• Отделом регистрации и контроля;
• Отделом юридической поддержки;
• Отделом информационных технологий;
• Отделом кадров (по вопросам обучения и аттестации).

Порядок оформления и сдачи документов

1. Получить документ от заявителя.
2. Проверить комплектность и соответствие требованиям.
3. Внести данные в электронную форму регистрации.
4. Выдать заявителю расписку/квитанцию.
5. Передать оригинал (или скан) в профильный отдел в течение рабочего дня.
6. Отметить факт передачи в журнале.

Контактная информация МФЦ

Заключительные положения

Данная должностная инструкция утверждается приказом руководителя МФЦ и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении нормативных требований. Все сотрудники обязаны ознакомиться с инструкцией, а при её изменении – подписать акт о ознакомлении.