Договор – юридический документ, который фиксирует порядок передачи
архивных материалов от организации (или её правопреемника) в государственное
или муниципальное архивное учреждение. Ниже представлена подробная
инструкция по подготовке, заключению и исполнению такого договора, а также
контактные данные типового архивного партнёра – Вологодского областного
архива новейшей политической истории (Казенное архивное учреждение
Вологодской области, КАУ ВО «ВОАНПИ»).

Правовая основа

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 10, 23).
• Правила архивного дела, утверждённые Приказом Росархива № 77 от  г;
• Постановления Правительства РФ о сроках и порядке временного и постоянного
  хранения архивных документов.

Эти нормативные акты определяют, какие документы подлежат передаче,
какие сроки их хранения и какие формы (акт‑приёма‑передачи, опись дел) обязаны
быть использованы.

Стороны договора

1. Архив – юридическое лицо, уполномоченное хранить архивный фонд РФ.
   Пример: КАУ ВО «ВОАНПИ» (г. Вологда).
2. Организация – юридическое или физическое лицо, передающее документы
   (компания, учреждение, ликвидационная комиссия, конкурсный управляющий).

В договоре указываются полные наименования сторон, их реквизиты,
а также представительные лица (директор, руководитель отдела, уполномоченный
по архивному делу).

Пример реквизитов сторон

Предмет договора

Договор регламентирует передачу документов на постоянное хранение
в архив, их последующее использование в научных, исследовательских и иных
общественно значимых целях. Передача осуществляется безвозмездно – документы
становяться государственной собственностью, а архив обязуется обеспечить их
сохранность.

Порядок реализации договора

1. Подготовка документов к передаче:
   • Составление описи дел (в 3‑х экземплярах, один в электронном виде);
   • Создание исторической справки (с указанием изменений в структуре, наименовании и функциях организации);
   • Упорядочивание материалов в соответствии с утверждёнными экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) нормами.
2. Оформление акта приёма‑передачи (двухэкземплярная форма).
3. Транспортировка документов в архивные коробки (организация несёт расходы и отвечает за погрузочно‑разгрузочные работы).
4. Регистрация полученных материалов в архивном фонде РФ.
5. Выдача документов в временное пользование (по заявке) и обеспечение доступа к ним в читальном зале.

В исключительных случаях (угроза утраты, отсутствие условий сохранности) документы
можно передать до истечения сроков ведомственного хранения (п.п. 6.1‑6.4).

Права и обязанности сторон

Обязанности организации

• Подготовить документы в упорядоченном состоянии и предоставить все необходимые описи.
• Провести совместную проверку с представителем архива перед передачей.
• Обеспечить транспортировку и погрузочно‑разгрузочные работы.
• Предоставить архиву право использования документов в научных и исследовательских целях.
• Сохранять документы, выданные в временное пользование, и возвращать их в установленный срок.

Обязанности архива

• Обеспечить сохранность принятых документов и их государственную собственность.
• Организовать выдачу документов в временное пользование и работу в читальном зале.
• Осуществлять информационное обслуживание запросов пользователей.
• Вести учёт и хранить электронные копии описи дел.

Ответственность сторон

1. Невыполнение обязательств может стать основанием для расторжения договора; возврат принятых в архив документов невозможен.
2. За утрату документов организация несёт ответственность в соответствии с законодательством РФ.
3. За утрату или ненадлежащее использование документов архив несёт ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Особые условия

• Договор не предусматривает финансовых обязательств, если стороны исполняют все пункты.
• Все споры решаются в установленном законом порядке.
• Изменения и дополнения оформляются письменно и вступают в силу с момента подписания.
• Договор действует бессрочно, но может быть расторгнут любой стороной с уведомлением за 2 месяца.

Приложения к договору

1. Форма акта приёма‑передачи архивных документов.
2. Опись дел (три экземпляра, один в электронном виде).
3. Историческая справка об организации.

Контактные данные архива‑партнёра (КАУ ВО «ВОАНПИ»)

Официальный сайт: https://partarhiv35.ru

Горячая линия (приёмная): +7 -172 72‑34‑70

Телефон директора: +7 -172 72‑47‑73

Электронный адрес: voanpivol@mail.ru

Личный кабинет (для подачи заявок и отслеживания статуса):
https://partarhiv35.ru/lk

Личный приём

• Время приёма: пн‑пт, 09:00‑17:00
• Адрес: г. Вологда, ул. Октябрьская, д. 4, приёмная (2‑й этаж)
• Необходимо предварительно записаться через онлайн‑форму или по телефону;

График приёма документов

Отделы архива

• Отдел приёма‑передачи документов
• Отдел каталогизации и описания фондов
• Отдел научного обслуживания (читальный зал)
• Отдел информационных технологий (электронные описи, ЛК)
• Отдел юридической поддержки и договоров

Руководство архива

• Директор: _______________________ (Ф.И.О.)
• Заместитель директора по научному обслуживанию: _______________________
• Главный специалист по договорной работе: _______________________

Отзывы пользователей

Иван Петров, руководитель отдела кадров ООО «Техно»: «Договор с ВОАНПИ
позволил быстро и без лишних расходов передать наш архивный фонд. Все
документы приняты в надлежащем виде, а доступ к материалам в читальном зале
удобен и быстрый.»

Мария Смирнова, архивист муниципального архива г. Вологда: «Профессиональная
работа архива‑партнёра, чёткое соблюдение сроков и прозрачные условия

договора – рекомендую всем организациям, которым требуется хранение
архивных документов.»

Как заключить договор: пошаговый чек‑лист

1. Определить перечень передаваемых документов и сроки их ведомственного хранения.
2. Сформировать опись дел (три экземпляра, один в электронном виде).
3. Подготовить историческую справку об организации.
4. Связаться с архивом (телефон, e‑mail, онлайн‑запись) и согласовать дату приёма.
5. Подготовить проект договора (можно использовать образец из PDF‑образца).
6. Подписать договор обеими сторонами (две копии).
7. Осуществить транспортировку и оформить акт приёма‑передачи.
8. Получить подтверждение регистрации документов в архивном фонде.

После выполнения всех пунктов документы находятся под надёжной
государственной охраной, а организация сохраняет право их использовать в
научных и исследовательских целях;

Договор приёма‑передачи документов в архив – ключевой инструмент
обеспечения сохранности исторической и деловой информации. Правильное
оформление, соблюдение нормативных требований и чёткое взаимодействие
со стороны архива позволяют избежать юридических рисков и гарантировать
долгосрочную сохранность материалов.

Если у вас возникли вопросы по подготовке договора или требуется
консультация по конкретному случаю (реорганизация, ликвидация, передача
документов в электронном виде), свяжитесь с архивом‑партнёром по указанным
контактам.