Дата актуализации:
Общие положения
Архивное делопроизводство – это комплекс процедур, направленных на учет, прием, хранение и использование архивных документов в организации. Данные процедуры регламентируются Приказом Росархива № 24 от (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных органах».
Основные задачи организации приема документов:
- Обеспечение законности и достоверности поступающих материалов;
- Гарантирование их сохранности и возможности последующего использования;
- Контроль за движением документов (приём, передача, выбытие, выверка).
Структура архива в организации
В соответствии с нормативными актами архив может быть:
- Структурным подразделением организации;
- Подразделением в составе другого структурного подразделения;
- Юридическим лицом (в случае создания государственного архива).
Внутренняя структура обычно включает следующие отделы:
- Отдел приёма и регистрации документов;
- Отдел комплектования и описания фондов;
- Отдел учёта и контроля движения документов;
- Отдел электронного архива и информационных технологий;
- Отдел обслуживания заявителей (личный приём).
Пошаговый алгоритм приёма и регистрации документов
Шаг 1. Предварительная проверка
При поступлении документов ответственный сотрудник проверяет:
- Соответствие документу установленным требованиям (подписан, датирован, имеет реквизиты организации);
- Наличие сопроводительных актов (акт приёма‑передачи, справка о подлинности и т.п.);
- Отсутствие ограничений по передаче (секретность, конфиденциальность).
Шаг 2. Оформление входящего акта
Заполняется Акт приёма‑передачи документов (форма определяется архивом самостоятельно). В акте фиксируются:
- Дата и время поступления;
- Наименование и количество принятых документов;
- Ответственный за передачу (физическое или юридическое лицо);
- Подписи сторон.
Шаг 3. Регистрация в учётных журналах
Документы вносятся в:
- Журнал учёта входящих документов;
- Картотеку (при необходимости) – физический или электронный реестр.
Шаг 4. Комплектование и описание
В зависимости от категории и ценности документов производится их комплектование в фонд и составление описей (описательная карточка, электронный метаданные‑файл).
Шаг 5. Хранение
Документы размещаются в соответствующих архивных ячейках или в электронном архиве согласно правилам хранения (температурный режим, защита от влаги, контроль доступа).
Шаг 6; Выдача и контроль доступа
При необходимости документы могут быть выданы заявителю на основании служебного запроса. Выдача фиксируется в журнале выдачи.
Электронный архив: особенности и преимущества
Создание электронного архива позволяет:
- Сократить физическое пространство;
- Обеспечить быстрый поиск по метаданным;
- Гарантировать сохранность копий (резервные копии, облачное хранение);
- Упростить процесс выверки и контроля движения документов.
Для электронного архива обязательны:
- Стандартизация форматов (PDF/A, TIFF, XML‑метаданные);
- Подписание электронных документов цифровой подписью;
- Регистрация в системе электронного документооборота (ЭДО);
- Регулярные аудиты и проверка целостности данных.
Личный приём (личный кабинет) заявителей
Как записаться на приём
Записаться можно через личный кабинет на официальном сайте архива или по телефону горячей линии. При записи указываются:
- ФИО заявителя;
- Контактный телефон и e‑mail;
- Краткое описание цели обращения (приём, выдача, консультация).
График личного приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Вторник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Среда | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Четверг | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:00, 14:00 – 16:00 |
| Суббота, Воскресенье | Выходные |
Контактная информация для обращений
- Официальный сайт: https://archive.example.ru
- Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67
- Телефоны отдела приёма:
- Основной: +7 (495) -23‑45‑68
- Для юридических лиц: +7 (495) -23‑45‑69
- Электронный адрес: archive@organization.ru
- Личный кабинет (регистрация и запись на приём): https://archive.example.ru/cabinet
- Личный приём (офис): г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, офис 5
- График личного приёма: см. раздел 5.2.
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон | E‑mail |
|---|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов И.И. | +7 (495) -23‑45‑70 | ivanov@organization.ru |
| Заместитель по электронному архиву | Петрова А.С. | +7 (495) -23‑45‑71 | petrova@organization.ru |
| Начальник отдела приёма | Сидоров В.В. | +7 (495) -23‑45‑72 | sidorov@organization.ru |
Отделы архива и их функции
- Отдел приёма и регистрации – осуществляет первичный контроль, оформление актов и ввод в учёт.
- Отдел комплектования и описания – формирует архивные фонды, готовит описательные карточки.
- Отдел учёта и контроля движения – ведёт журналы выдачи/приёма, проводит выверку.
- Отдел электронного архива – отвечает за сканирование, метаданные, хранение в цифровом виде.
- Отдел обслуживания заявителей – организует личный приём, консультирует по вопросам доступа.
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь от пользователей. Оставить отзыв можно:
- Через форму на сайте «Обратная связь»;
- По электронной почте feedback@organization.ru;
- Позвонить на горячую линию и оставить голосовое сообщение.
Ваши предложения помогают улучшать работу архива и повышать качество обслуживания.
Краткий чек‑лист для заявителей
- Подготовьте оригиналы документов и сопроводительные акты.
- Убедитесь, что документы подписаны и датированы.
- Запишитесь на личный приём через личный кабинет или по телефону.
- При визите предъявите удостоверение личности и документ, подтверждающий полномочия (при необходимости).
- Получите копию акта приёма‑передачи и номер регистрации.
- При необходимости уточните сроки доступа к документам и порядок их выдачи.
Соблюдая указанные правила, вы гарантируете корректный и быстрый процесс регистрации ваших документов в архиве.