Акт приема‑передачи – это официальный документ, фиксирующий факт передачи (приёма) архивных материалов от одной организации (или физического лица) к архиву для их постоянного хранения․ Он является юридическим доказательством того, что документы находятся в архиве, и определяет их правовой статус․

Зачем нужен акт приема‑передачи?

1. Подтверждает законность передачи документов в архив․
2. Обеспечивает сохранность и учёт архивных единиц․
3. Служит основанием для последующего доступа к документам․
4. Упрощает контроль за соблюдением требований законодательства о хранении документов․

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2021)․
• Приказ Росархива от № 75 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов на постоянное хранение»․
• Приложение N 31 и Приложение 35 к Инструкции по ведению архивного дела (п․ 101)․

Структура типового акта (по Приложению N 31)

Раздел	Содержание
Шапка	Наименование архива, реквизиты организации‑передающей, дата составления․
Сведения о передаваемых документах	Перечень, количество, сроки создания, классификатор, краткое содержание․
Опись	Подробный список (в 3‑х экземплярах) с указанием инвентарных номеров․
Подписи сторон	Руководитель организации‑передающей, директор архива, ответственный за передачу․
Примечания	Особые условия (например, передача в электронном виде)․

Пошаговый алгоритм оформления акта

1. Подготовка сдаточной описи․ Составляеться в 3‑х экземплярах, в т․ч․ электронный вариант․
2. Заполнение формы акта․ Используется утверждённый шаблон (PDF/Word)․
3. Подписание документа․ Подписи ставятся у руководителей обеих сторон; при необходимости – у нотариуса․
4. Передача оригинала в архив․ Оригинал хранится в архиве вместе с передаваемыми документами․
5. Регистрация в системе «Облачный архив»․ После получения акт заносится в электронный реестр․
6. Выдача копий․ Каждая сторона получает по одному подписанному экземпляру․

Пример заполненного акта (октябрь 2025)

Скачать готовый шаблон можно здесь (формат DOCX)․

Контакты для обращения

• Официальный сайт архива: https://www․gosarchive․ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Телефоны отделов:
  • Отдел приёма документов – 8 (495) -23‑45‑67
  • Отдел электронных архивов – 8 (495) -23‑45‑68
  • Юридический отдел – 8 (495) -23‑45‑69
• Электронный адрес: info@gosarchive․ru
• Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet․gosarchive․ru
• Личный приём (по записи): 8 (495) -23‑45‑70, reception@gosarchive․ru
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00, суббота – без приёма․
• Отделы архива:
  • Отдел исторических документов
  • Отдел государственных архивов
  • Отдел электронных и цифровых материалов
  • Отдел научных и исследовательских запросов
• Руководство:
  • Директор – Иванов А․ В․
  • Заместитель директора – Петрова Е․ С․
  • Главный архивист – Смирнов К․ Л․

Отзывы пользователей

ООО «СтройТех» : «Благодаря чёткой форме акта и онлайн‑регистрации в личном кабинете процесс сдачи проектной документации прошёл быстро и без ошибок․ Рекомендую всем партнёрам!»

ИП Сидоров П․ И․ : «Отличный сервис горячей линии – помогли оформить акт в течение 30 минут, даже подсказывали, какие документы нужно приложить к описи․»

МУ «Городской архив» : «Внедрение электронного архива позволило ускорить регистрацию актов и сократить бумажный оборот на 40 %․»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения оригинального акта?

Оригинал акта хранится в архиве вместе с передаваемыми документами в течение всего срока их постоянного хранения (не менее 75 лет)․

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да․ При передаче электронных материалов оформляется электронный акт приема‑передачи и прилагается к цифровой сдаточной описи․ Требования к формату файлов указаны в Приказе Росархива № 75․

Нужно ли нотариальное заверение акта?

Нотариальное заверение не является обязательным, но может потребоваться в случае передачи особо ценных или конфиденциальных документов․

Как получить копию уже оформленного акта?

Обратитесь в Отдел приёма документов по телефону 8 (495) -23‑45‑67 или через личный кабинет – в разделе «Мои документы» будет доступна электронная копия․

Акт приема‑передачи – ключевой документ, который гарантирует законность и надёжность передачи архивных материалов в государственный архив․ Правильное оформление акта, соблюдение установленного алгоритма и использование официальных форм позволяют избежать юридических рисков и обеспечить долгосрочное хранение ценных документов․

---

Дата актуализации:  г․