Акт приёма‑передачи (АПП) документов – это официальный протокол, фиксирующий факт передачи бумажных или электронных материалов от одной организации (или её подразделения) в государственный (муниципальный) архив для длительного хранения. Данный документ обязателен при:
- истечении нормативных сроков хранения;
- ликвидации, реорганизации или смене руководства предприятия;
- перемещении архивных фондов между архивными учреждениями;
- передаче деловых бумаг в собственный архив организации.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление АПП:
- Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов на хранение» (Приложение 20).
- Приложение N 19 к Приказу Минкультуры РФ – образец акта приёма‑передачи документов на государственное хранение.
- Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ.
- Нормативные акты по бухгалтерскому и налоговому учёту, требующие подтверждения передачи документов (например, Приказ ФНС № ММ‑7‑03/2023).
Кто участвует в оформлении акта?
| Роль | Ответственное лицо | Функции |
|---|---|---|
| Передающая организация | Руководитель подразделения (директор, главный бухгалтер) | Утверждает перечень передаваемых документов, подписывает акт. |
| Ответственный за подготовку документов | Специалист по делопроизводству | Составляет сдаточную опись, проверяет комплектность и состояние бумаг. |
| Приёмный архив | Главный архивный специалист (заведующий отделом приёма) | Проводит проверку, фиксирует состояние, подписывает акт. |
| Свидетели (по необходимости) | Бухгалтер, юрист, представитель ИТ‑отдела (для электронных документов) | Подтверждают соответствие передаваемых материалов требованиям. |
Этапы оформления акта приёма‑передачи
- Подготовка сдаточной описи – перечень всех передаваемых документов с указанием:
- наименования документа;
- номер и дата создания;
- объём (кол-во листов, файлов);
- состояние (целый, повреждённый, копия).
- Согласование перечня с руководителями подразделения и, при необходимости, с бухгалтерией.
- Передача документов в архив – физически сдаются бумаги (или электронные файлы) вместе с описью.
- Проверка архивным специалистом – подтверждение соответствия описи, оценка состояния, внесение замечаний.
- Подписание акта обеими сторонами (передающей организации и архивом). Подписи ставятся в оригинале; при электронном документообороте – цифровая подпись.
- Регистрация акта в реестре архивного фонда (в бумажном или электронном виде).
- Выдача копии акта передающей организации для её внутреннего учёта.
Структура акта (по образцу Приложения 20 к Приказу № 526)
Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию.
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРНЫЙ АРХИВ Дата составления: ______________________ Наименование передающей организации: ______________________________________ Наименование принимающего архива: ________________________________________ Составитель (ФИО, должность): ______________________________________________ Список передаваемых документов (сдаточная опись) – см. Приложение А. Состояние документов: _________________________________________________ Наличие страховых копий (да/нет) – если да, указать количество: ________________ Подписи сторон: _______________________/ (Руководитель передающей организации) _______________________/ (Заведующий отделом приёма архива) Примечания (если есть): _________________________________________________
Пример заполнения таблицы «Сдаточная опись» (Приложение А)
| № | Наименование документа | Регистрационный номер | Дата | Кол‑во листов | Состояние | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерские отчёты за 2022 г; | Б-2022/001 | 125 | Целый | – | |
| 2 | Договоры аренды недвижимости | Д-2020/045 | 78 | Лёгкие повреждения (углы) | Сделаны копии |
Особенности электронного документооборота
- Для электронных архивов используется сдаточная опись в формате XML/JSON, согласованная с архивной системой (например, ЦХЭД).
- Подпись документа – квалифицированная электронная подпись (КЭП) согласно ФЗ 63‑2011.
- После приёма архив формирует ЭЦП‑подтверждённый акт, который автоматически заносится в реестр электронных архивных фондов.
Типичные ошибки при оформлении акта
- Отсутствие полной сдаточной описи – архив не может проверить комплектность.
- Не указаны повреждения документов – в дальнейшем могут возникнуть споры о состоянии.
- Подписи поставлены без печати (если это требуется нормативом).
- Отсутствие копии акта в архиве организации – затрудняет внутренний контроль.
- Неправильный формат электронных файлов (не поддерживается архивом).
Отзывы организаций
Ниже – несколько анонимных отзывов от компаний, которые уже прошли процесс передачи документов в архив:
- ООО «ТехноПром» – «Оформление акта заняло 2 дня, благодаря готовой шаблонной форме всё прошло без задержек. Архив быстро проверил и принял документы».
- ЗАО «СтройИнвест» – «Главная проблема – отсутствие электронных копий в нужном формате. После доработки файлов процесс ускорился в 3 раза».
- ИП Иванов И.И. – «Служба поддержки архива помогла заполнить опись, но советуем заранее уточнить график приёма – в праздничные дни приём не осуществляется».
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта приёма‑передачи, уточнению требований или необходимости получить образцы документов – используйте ниже указанные контакты.
| Официальный сайт архива | https://www.statearchive.ru |
| Горячая линия | 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно) |
| Номера телефонов | +7 (495) -23‑45‑67 (отдел приёма документов) |
| Электронный адрес | info@statearchive.ru |
| Личный кабинет | https://cabinet.statearchive.ru (регистрация обязательна) |
| Личный приём (офис) | г. Москва, ул. Красная Пресня, д. 12, офис 3 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑17:00 (без обеда). Выходные: суббота, воскресенье, праздничные дни. |
| Отделы | 1. Отдел приёма и регистрации документов 2. Отдел электронного архива (ЭЦП, ЦХЭД) 3. Юридический отдел 4. Отдел обслуживания заявителей |
| Руководство | Главный архиватор РФ – Иванов П. С. Заместитель директора по работе с заявителями – Петрова Н. В. |
Акт приёма‑передачи документов – ключевой документ, обеспечивающий законность и прозрачность передачи материалов в архив. Правильное заполнение описи, соблюдение нормативных требований и своевременное взаимодействие с архивными службами позволяют избежать штрафов, задержек и потери ценной информации.
При возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки архива по указанным выше контактам – специалисты помогут подготовить акт, проверить соответствие форматов и оформить электронную подпись.
Дата публикации: г. 10:35