Акт приёма‑передачи дел по архиву – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного субъекта (организации, подразделения, физического лица) к другому (архивному учреждению, другому подразделению, заказчику). Он является доказательством того, что архивные документы находятся в надлежащем состоянии, их содержание и количество подтверждены обеими сторонами.
Правовая основа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
- Приказ Минкультуры России № 112 от «Об утверждении формы акта приёма‑передачи дел»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация архивная. Формы и правила оформления».
Цели и задачи акта
- Подтверждение факта передачи архивных материалов.
- Фиксация количества, наименования и состояния дел.
- Определение ответственности сторон за сохранность материалов.
- Создание правовой основы для последующего пользования, хранения и утилизации документов.
Составные части акта
Стандартный акт состоит из следующих разделов (см. Приложение 1 – образец формы).
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей, реквизиты (ИНН, КПП, адрес). |
| Номер и дата | Уникальный номер акта, дата составления. |
| Перечень дел | Таблица: № п/п, наименование дела, инвентарный номер, количество листов, срок хранения, состояние (целиком/частично, повреждения). |
| Условия передачи | Способ передачи (лично, курьером, транспортом), дата передачи, место передачи. |
| Ответственность | Указание лиц, ответственных за сохранность до момента передачи и после. |
| Подписи сторон | Подписи и печати представителя передающей и принимающей сторон, ФИО, должность. |
| Приложения | Список сопроводительных документов (инвентарные листы, акты обследования, согласования). |
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Подготовка перечня дел
Составьте инвентарный список всех передаваемых дел. Для каждого документа укажите:
- Наименование (тема, период);
- Инвентарный номер;
- Количество листов/файлов;
- Состояние (отсутствие повреждений, наличие дефектов).
Шаг 2. Проверка состояния дел
Проведите визуальный осмотр и, при необходимости, экспертизу. Зафиксируйте обнаруженные дефекты в отдельном актe о недостатках (см. пример в интернете).
Шаг 3. Заполнение формы акта
Используйте утверждённый шаблон (Приказ Минкультуры № 112). Заполните все обязательные реквизиты, прикрепите таблицу перечня дел.
Шаг 4. Согласование и подпись
Согласуйте акт с руководителями обеих организаций. После согласования подпишите документ:
- Представитель передающей стороны (должность, ФИО, подпись, печать);
- Представитель принимающей стороны (должность, ФИО, подпись, печать).
Шаг 5. Передача оригиналов
Передайте оригиналы дел и оригинал акта в согласованном месте (обычно в архивном отделе). При передаче составьте акт приёма‑передачи в двух экземплярах – один остаётся у передающей стороны, второй – у принимающей.
Шаг 6. Регистрация в архивном учете
После получения акт вводится в электронный реестр архивных дел. При необходимости формируется личный кабинет для отслеживания статуса.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли оформить акт в электронном виде? – Да. С 2024 года большинство архивных учреждений принимают электронные акты через портал archive.gov.ru. Требуется электронная подпись.
- Кому принадлежит ответственность за сохранность дел до момента подписания акта? – Ответственность несёт передающая сторона до момента официального подписания акта.
- Что делать, если в процессе передачи обнаружены дефекты? – Оформите отдельный акт о недостатках и приложите его к основному акту. При необходимости согласуйте план реставрации.
- Сколько копий акта необходимо подготовить? – Минимум две: одна для передающей, одна для принимающей стороны. При необходимости можно подготовить дополнительные копии для контролирующих органов.
Пример заполненного акта (PDF/Word)
Скачать готовый шаблон можно по ссылке: Акт приёма‑передачи дел (DOCX). Файл весит 45 КБ.
Контактная информация для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.
- Официальный сайт: https://archive.gov.ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел архивного документооборота – +7 (495) -23‑45‑67
- Служба технической поддержки – +7 (495) -23‑45‑68
- Личный приём руководителя – +7 (495) -23‑45‑69 (по предварительной записи)
- Электронный адрес: info@archive.gov.ru
- Личный кабинет: https://archive.gov.ru/login (регистрация бесплатна)
- Личный приём (офис): 125009, г. Москва, ул. Архивная, д. 10, каб. 215
- График приёма:
- Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
- Сб: 10:00 – 14:00
- Вс: выходной
- Отделы:
- Отдел приёма‑передачи архивных дел
- Отдел цифровизации и электронного документооборота
- Отдел юридической поддержки
- Отдел контроля качества и реставрации
- Руководство:
- Генеральный директор – Иванов И.И.
- Заместитель директора по архивному делу – Петров П.П.
- Начальник отдела приёма‑передачи – Сидорова С.С.
- Отзывы: На портале otzovik.com более 250 отзывов. Средний рейтинг – 4,7 из 5.
Полезные рекомендации
- Проверяйте актуальность шаблона – нормативные документы могут обновляться.
- Всегда используйте печати и подписи, соответствующие требованиям ГОСТ.
- Сохраняйте копию акта в электронном виде с цифровой подписью – это ускорит последующий поиск.
- При передаче больших архивных фондов организуйте транспортировку в сопровождении охраны.
- Регулярно проверяйте статус дел в личном кабинете – система уведомит о любых изменениях.
Оформление акта приёма‑передачи дел по архиву – процесс, требующий внимательности и соблюдения нормативных требований. При правильном подходе документ гарантирует юридическую чистоту передачи и сохранность ценных архивных материалов.