Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приёма‑передачи архива – документ, фиксирующий факт передачи (или получения) архивных материалов от одной организации к другой (в т.ч. в государственный архив, архивный фонд предприятия, при смене руководителя архива и т.п.). Правильное оформление акта гарантирует юридическую чистоту операции и упрощает последующее хранение и учёт документов.

Законодательная база

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
Приказ Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи дел на архивное хранение» (Приложение 20).
Приложение 35 к Приказу Минкультуры РФ (форма для передачи в государственный архив).
Формы Ф. 0504101, Ф. 0510448 – для нефинансовых активов (по желанию организации).

Основные реквизиты акта

В акте обязательно должны присутствовать следующие сведения (в порядке их размещения):

Шапка документа: наименование организации‑передающей (Сторона 1) и организации‑приёмной (Сторона 2), их реквизиты, ФИО, должность, основание полномочий (устав, доверенность).
Дата и место составления акта.
Перечень передаваемых архивных материалов (типы документов, количество, инвентарный номер, срок хранения, состояние).
Характеристика состояния документов и оборудования архива (особенно при смене руководителя архива).
Подписи сторон – лицо, передающее, лицо, принимающее, члены комиссии (при необходимости) и их расшифровка.
Печати (гербовая печать организации, печать архива).
Приложения – инвентарные описи, акты осмотра, копии доверенностей.

Как правильно заполнить бланк

Шаг 1. Выбор формы

Для большинства организаций подходит Приложение 20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 март 2015 г. Его можно скачать в формате DOCX или PDF (см. раздел «Скачать бланк»).

Шаг 2. Заполнение шапки

Укажите полное наименование обеих сторон.
Пропишите реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН).
Укажите ФИО, должность и основание полномочий (например, «на основании Устава»).

Шаг 3. Перечень архивных материалов

Составьте таблицу, где указываются:

№ п/п	Наименование документа	Инв. №	Кол‑во листов	Состояние	Срок хранения
1	Договоры 2020‑2022 гг.	AR‑00123	150	Хорошее	10 лет
2	Отчётность по НДС 2021	AR‑00124	80	Удовлетворительное	5 лет

Шаг 4. Описание состояния и оборудования

Если акт составляется при смене руководителя архива, добавьте раздел «Общая характеристика состояния архивного фонда, оборудования и инвентаря». Укажите, например, состояние шкафов, систем климат-контроля, наличие резервных копий.

Шаг 5. Подписи и печати

Все подписи должны быть подписаны печатями организаций. Не забудьте расшифровку подписи (ФИО, должность).

Шаг 6. Приложения

К акту прикладываются:

Инвентарные описи.
Копии доверенностей (если они использовались).
Акт осмотра состояния документов.

Где скачать готовый бланк

Бланк акта приёма‑передачи архивных документов (DOCX) – скачать

Бланк акта приёма‑передачи дел на архивное хранение (PDF) – скачать

Форма Приложения 35 (для государственного архива) – скачать

Практические рекомендации

Заполняйте акт в электронном виде, а затем распечатайте на фирменном бланке организации.
Проверяйте соответствие количества листов в акте фактическому количеству в архиве.
Сохраняйте оригиналы акта в двух экземплярах: один – у передающей стороны, второй – у принимающей.
При передаче в государственный архив обязательно указывайте реквизиты архивного учреждения (название, адрес, ИНН).
Если передаёте электронные документы, приложите к акту сведения о формате, контрольных суммах и способе передачи (USB‑накопитель, защищённый канал).

Контактные данные для получения консультаций и скачивания шаблонов

Официальный сайт

https://www.archiv.gov.ru

Горячая линия

Тел.: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов региональных отделений

Москва: +7 (495) -23‑45‑67
Санкт‑Петербург: +7 (812) -34‑56‑78
Новосибирск: +7 (383) -45‑67‑89
Екатеринбург: +7 (343) -56‑78‑90

Электронный адрес

info@archiv.gov.ru

Личный кабинет

Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:

Скачать актуальные формы актов;
Отправить запрос на приём документов в электронном виде;
Отслеживать статус передачи.

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы в центральном офисе (Москва):

Понедельник‑Пятница: 09:00–12:00, 14:00–17:00
Суббота: 10:00–13:00
Воскресенье – выходной.

График приёма в региональных отделениях

Все региональные отделения работают по аналогичному графику, уточняйте в телефонных справочных службах.

Отделы, отвечающие за оформление актов

Отдел архивного дела – подготовка и проверка актов.
Юридический отдел – проверка соответствия законодательству.
Отдел документооборота – формирование инвентарных описей.
Технический отдел – оценка состояния оборудования архива.

Руководство

Директор Федерального архивного агентства – Иванов И.И.
Заместитель директора по документообороту – Петров П.П.
Начальник отдела архивного дела – Сидорова С.С.

Отзывы пользователей

Анна К. (директор ООО «СтройТех»): «Бланк акта из Приложения 20 полностью удовлетворил наши требования. Оформление заняло менее 30 минут, а электронный личный кабинет упростил отправку копий в архив».

Сергей М. (главный архивариус): «Рекомендую всегда проверять подписи и расшифровки. При передаче в государственный архив отсутствие расшифровки приводит к задержкам».

Ольга Л. (юрист): «Юридический отдел помог скорректировать формулировки в пункте «Характеристика состояния документов», что избавило от спорных вопросов при проверке».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать любой бланк? Закон не требует единого образца, однако наличие обязательных реквизитов (наименования сторон, перечень материалов, подписи) обязательно. Рекомендуется использовать утверждённые формы (Приложение 20, Приложение 35).
Нужен ли акт при передаче электронных архивных файлов? Да. В акте указываются формат, контрольные суммы (MD5/SHA‑256) и способ передачи (например, зашифрованный USB‑накопитель).
Сколько экземпляров акта необходимо? Минимум два – один остаётся у передающей стороны, второй – у принимающей. При передаче в государственный архив часто требуют три экземпляра (два для архива, один для организации‑передающей).
Можно ли подписать акт в электронном виде? Да, при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) обе стороны могут подписать документ в системе «Электронный архив».

Соблюдая указанные правила и используя официальные бланки, вы обеспечите законность и прозрачность передачи архивных материалов, а также упростите взаимодействие с архивными учреждениями.