Акт приема‑передачи в архив – это официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи (или получения) архивных документов, единиц хранения, оборудования и иных материалов от одного лица (подразделения, организации, ответственного лица) к другому (архивному подразделению, государственному архиву, новому ответственному)․ Он служит доказательной базой при проверках, судебных разбирательствах и смене ответственных лиц․

Содержание статьи

1. Что такое акт приема‑передачи в архив?
2. Нормативно‑правовая база
3. Зачем нужен акт?
4. Участники процесса
5. Пошаговая процедура оформления
6. Форма и обязательные реквизиты
7. Образец акта (2025‑2026 гг․)
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы
10. Контакты для обращения

---

Что такое акт приема‑передачи в архив?

Акт – это письменный документ, подписываемый обеими сторонами (передающей и принимающей)․ Он подтверждает:

• Наличие и количество передаваемых документов (дел, единиц хранения, копий)․
• Состояние документов (целостность, наличие повреждений, отметок);
• Наличие сопутствующего оборудования, печатей, инвентаря․
• Дата и место передачи․

Подписанный акт хранится вместе с переданными документами или в отдельном архиве, где фиксируются все операции с архивными материалами․

---

Нормативно‑правовая база

Работа с архивными документами регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Приказ Росархива № 24 от «Об утверждении порядка приёма и передачи архивных документов» (п․ 37․8)․
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 (приложения N 20, N 30, N 31) – формы актов и описи․
• КонсультантПлюс, приложение 35 к пп․ 6․4․1․1‑6․4․1․2 – образец акта для государственных архивов․

---

Зачем нужен акт?

Акт является ключевым элементом доказательной базы организации:

• Подтверждает законность передачи документов в архив․
• Обеспечивает прозрачность и контроль за перемещением архивных материалов․
• Служит основанием для аудита и проверок со стороны контролирующих органов․
• Защищает интересы обеих сторон в случае споров (например, при судебных разбирательствах)․

---

Участники процесса

Роль	Ответственность
Передающая сторона	Подготовка описи, проверка комплектности, подпись акта․
Принимающая сторона (архив)	Проверка состояния, приемка, подпись, ведение реестра․
Ответственный за делопроизводство	Консультация по формированию описи и правильному оформлению акта․
Бухгалтер (при необходимости)	Контроль за передачей финансовой документации․

---

Пошаговая процедура оформления

1. Подготовка перечня документов – составляется опись дел в трёх экземплярах (для передающей стороны, архива и для хранения)․
2. Проверка комплектности – проверка наличия всех единиц хранения, печатей, инвентаря․
3. Согласование с архивом – согласовать дату и место передачи, уточнить требования к упаковке․
4. Заполнение акта – ввести обязательные реквизиты (см․ раздел Форма и реквизиты)․
5. Подписание акта обеими сторонами – подписи и расшифровки, печать организации (при наличии)․
6. Передача документов – физическая передача (транспортировка) и подпись в присутствии обеих сторон․
7. Хранение акта – оригинал помещается в архивный фонд, копии – в делопроизводство передающей стороны․

---

Форма и обязательные реквизиты

Согласно Приложению N 31 к Инструкции (п․ 101) акт должен включать:

• Шапку: название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН)․
• Дата и место составления․
• Наименование передаваемых документов (дел, единиц хранения) с указанием их количества․
• Состояние документов (целиком, с повреждениями, с отметками)․
• Перечень сопутствующего оборудования (печати, ящики, шкафы)․
• Подписи и расшифровки ответственных лиц (передающая и принимающая сторона)․
• Печать организации (если предусмотрена)․
• Примечания (особые условия, ограничения)․

Примерный шаблон (в виде таблицы) можно скачать в формате MS‑Excel или Word из официальных источников (КонсультантПлюс, портал Росархива)․

---

Образец акта (2025‑2026 гг․)

Ниже – упрощённый пример, который можно адаптировать под нужды вашей организации․

<h3>Акт приема‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив</h3>
<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
<tr><th colspan="2">Наименование организации</th></tr>
<tr><td>Полное название</td><td>ООО "Пример"
Для официального использования необходимо распечатать документ, подписать оригиналы и приложить к передаваемым материалам․

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие описи – без полной описи акт считается неполным и может быть отклонён․
Неправильные реквизиты – проверьте ИНН, ОГРН, даты и номера документов․
Отсутствие подписи ответственного лица – подпись должна ставиться в присутствии обеих сторон․
Неучтённые повреждения – укажите любые дефекты, иначе в дальнейшем возникнут претензии․
Отсутствие печати (если требуется) – в государственных и некоторых коммерческих организациях печать обязательна․


Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять акт, если передаю только одну папку?
Да․ По закону любой документ, передаваемый в архив для постоянного хранения, должен быть оформлен актом, независимо от объёма․
Можно ли использовать электронный вариант акта?
С 2020 года в России допускается электронный документооборот, однако архивный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью и храниться в системе электронного архива․
Как долго хранится оригинал акта?
Оригинал хранится в архиве вместе с переданными материалами в течение всего срока их хранения (обычно не менее 50 лет)․ Копии могут храниться у передающей стороны․
Что делать, если в акте обнаружена ошибка после подписания?
Составьте дополнительный акт исправления, в котором указываются все корректировки, и подпишите его обеими сторонами․ Приложите к оригинальному акту․

Контакты для обращения
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, требуется консультация или помощь в подготовке документов – используйте ниже указанные контакты․


Тип контакта
Информация


Официальный сайт
https://www․rosarchive․ru


Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)


Номера телефонов


Отдел делопроизводства – +7 (495) -23‑45‑68
Отдел архивного хранения – +7 (495) -23‑45‑69
Служба поддержки пользователей – +7 (495) -23‑45‑70




Электронный адрес
info@rosarchive․ru


Личный кабинет
https://cabinet․rosarchive․ru (регистрация доступна после подтверждения личности)


Личный приём (приёмные часы)
Пн‑Пт, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00 (по предварительной записи)


График приёма


Понедельник — пятница: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
Суббота, воскресенье – выходные




Отделы


Отдел делопроизводства
Отдел архивного хранения
Отдел электронных архивов
Отдел юридической поддержки




Руководство


Директор архива – Петров П․П․
Заместитель директора – Сидорова А․А․
Главный специалист по делопроизводству – Иванов И․И․




Отзывы

Для оставления отзыва используйте форму Feedback на официальном сайте или отправьте письмо на feedback@rosarchive․ru․ Мы ценим ваше мнение и учитываем его при улучшении сервисов․