Акт приема‑передачи должности – это официальный документ, фиксирующий переход полномочий от бывшего начальника службы к новому. Он является обязательным элементом кадрового делопроизводства и подтверждает законность смены руководителя, а также обеспечивает непрерывность работы службы.

Содержание статьи

1. Что такое акт приема‑передачи должности?
2. Правовая основа
3. Структура документа
4. Порядок оформления
5. Пример формы акта
6. Типичные ошибки и рекомендации
7. Контакты для обращений

Что такое акт приема‑передачи должности?

Акт – это письменный, подписанный обеими сторонами (исходящим и принимающим) документ, в котором фиксируются:

• Дата и место передачи полномочий;
• ФИО, должности и подписи обеих сторон;
• Перечень передаваемых документов, материалов и оборудования;
• Отметка о наличии/отсутствии долгов, обязательств и претензий;
• Подтверждение о проведённом инструктаже (при необходимости).

Правовая основа

Регулирование актов приема‑передачи должностей осуществляется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71, 72);
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе» (ст. 61‑63);
• Приказ Минтруда РФ от № 123н «Об утверждении формы акта приема‑передачи должности»;
• Внутренние локальные нормативные акты (приказы, инструкции) конкретного учреждения.

Структура документа

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа – название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН), название акта.
2. Вводная часть – дата, место, основание (приказ о назначении, приказ об освобождении).
3. Сведения о передающем – ФИО, должность, подпись, дата.
4. Сведения о принимающем – ФИО, должность, подпись, дата.
5. Перечень передаваемых объектов – документы, оборудование, электронные ресурсы.
6. Отметка о состоянии – отсутствие задолженностей, претензий.
7. Подписи и печати – подписи обеих сторон, печать организации, подпись руководителя отдела кадров.

Порядок оформления

Процесс оформления акта включает несколько этапов:

• Подготовка приказов – издание приказа о назначении нового начальника и приказа об освобождении предыдущего.
• Сбор передаваемых материалов – формирование списка документов, оборудования, электронных ресурсов.
• Согласование текста акта – юридический отдел проверяет соответствие нормативным требованиям.
• Подписание акта – обе стороны подписывают документ в присутствии свидетеля (обычно руководителя отдела кадров).
• Регистрация в кадровом деле – акт вносится в личные карточки сотрудников и в архив организации.
• Хранение – оригинал хранится в отделе кадров, копия – в архиве службы.

Пример формы акта

Ниже представлен упрощённый образец акта приема‑передачи должности начальника службы.

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОЛЖНОСТИ
Государственное учреждение «_____» (ИНН __________, ОГРН __________)

г. ____________ «___» ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
________________________, должность – Исходящий начальник службы,
 подпись ____________, дата ____________;
________________________, должность – Принимающий начальник службы,
 подпись ____________, дата ____________;

составили настоящий акт о передаче следующих материалов и документов:
- Должностные инструкции;
- Паспорта оборудования (компьютерная техника, средства связи);
- Электронные архивы (базы данных, электронные письма);
- Ключи от помещений и сейфов;
- Договоры с контрагентами, текущие заявки и т.д.

Отметка о состоянии:
- Долгов и претензий со стороны передающего лица нет.
- Принимающий подтверждает получение всех перечисленных объектов.
Подписи:


______________________ ______________________
(Исходящий) (Принимающий)

М.П.

Типичные ошибки и рекомендации

Ошибки, которые часто допускаются:

• Отсутствие подписи свидетеля (руководителя отдела кадров).
• Неполный перечень передаваемых материалов;
• Неуказание основания (номер и дата приказов).
• Отсутствие печати организации.
• Сохранение только электронной копии без оригинала.

Рекомендации:

1. Проверяйте соответствие формы актуальному приказу Минтруда.
2. Согласуйте текст с юридическим отделом до подписания.
3. Создавайте чек‑лист передаваемых объектов и фиксируйте его подписи.
4. Храните оригинал в отделе кадров, а копию – в архиве службы.
5. Обеспечьте своевременное информирование всех подразделений о смене руководителя.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта приема‑передачи должности, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Официальный сайт

https://www.example.gov.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑55‑55 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑67
• Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка (электронные документы) – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

Э‑mail: hr@example.gov.ru

Личный кабинет

Для сотрудников доступен личный кабинет, где можно загрузить форму акта, отслеживать статус обработки и получать подтверждения.

Личный приём

Приём в отделе кадров осуществляется по предварительной записи.

График приёма

Отделы, участвующие в процессе

• Отдел кадров
• Юридический отдел
• Отдел информационных технологий (для передачи электронных ресурсов)
• Бухгалтерия (при передаче финансовой ответственности)

Руководство

Контактные лица:

• Директор по персоналу – Иванов И.И., телефон +7 (495) -23‑45‑70
• Главный юрисконсульт – Петров П.П., телефон +7 (495) -23‑45‑71

Отзывы

Мы ценим ваше мнение! Оставьте отзыв о работе отдела кадров:

• Форма обратной связи на сайте: https://www.example.gov;ru/feedback
• Электронная почта: feedback@example.gov.ru

Дата актуализации информации: