Акт приема‑передачи документов – это официальный протокол, фиксирующий факт передачи оригинальных или копий документов в архив для их дальнейшего хранения, учёта и последующего использования. Данный документ является обязательным элементом архивного процесса и регулируется федеральным законодательством (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ 7.0.97‑2016 и другими нормативными актами).

Содержание и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа – наименование архива, реквизиты акта (номер, дата).
2. Сведения о передающей стороне – название организации/ФИО, ИНН/КПП, контактные данные.
3. Сведения о принимающей стороне – название архива, подразделение, ФИО ответственного archivistа.
4. Перечень передаваемых документов – наименование, регистрационный номер, количество листов, срок хранения, тип (бумажный/электронный).
5. Состояние документов – указание наличия повреждений, дефектов, комплектность.
6. Условия хранения – сроки, режим доступа, специальные требования (температура, влажность).
7. Подписи сторон – подписи и печати (при наличии) представителя передающей и принимающей сторон.
8. Приложения – копии оригиналов, фотокопии, скан‑версии, если они прилагаются.

Порядок оформления акта

• Подготовка документов – проверка комплектности, оценка состояния, присвоение регистрационных номеров.
• Согласование перечня – обе стороны согласовывают список и фиксируют его в акте.
• Подписание акта – акт подписывается представителями обеих сторон в присутствии свидетелей (по необходимости).
• Регистрация в архиве – после подписания акт вносится в журнал учёта и документы помещаются в архивные хранилища.
• Выдача копии – каждой стороне выдаётся копия акта (бумажная или электронная).

Электронный вариант акта

С 2024 года большинство государственных и коммерческих архивов перешли на электронный документооборот. Электронный акт оформляется в системе Электронный архив (ЭА) и имеет юридическую силу при условии:

• использования квалифицированной электронной подписи (КЭП);
• хранения в защищённом облачном хранилище с резервным копированием;
• регистрации в реестре электронных документов.

Типичные ошибки при оформлении акта

• Отсутствие указания точного количества листов и рег. номеров.
• Неоформленные повреждения (царапины, пятна) – они должны быть зафиксированы в акте.
• Отсутствие подписи ответственного архивариуса.
• Неправильный срок хранения (не соответствует нормативам).
• Отсутствие приложений (копий, сканов) при передаче электронных документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому необходимо оформлять акт приема‑передачи?

Любой юридический или физический лицо, передающее оригиналы документов в государственный, муниципальный или частный архив для их длительного хранения.

Можно ли передать документы без акта?

Теоретически – да, но в таком случае архив не будет иметь официального подтверждения получения, что может привести к юридическим спорам и утрате ответственности за сохранность.

Сколько времени занимает оформление акта?

В среднем – от 15 до 30 минут при подготовке полного пакета документов и наличии всех реквизитов.

Какие документы обязаны сопровождать акт?

Копии оригиналов (если передаются оригиналы), справки о состоянии, технические карты (для электронных носителей), а также доверенности, если акт подписывается представителем.

Контактная информация для обращения в архив

Ниже указаны основные каналы связи с архивом, где оформляются акты приема документов на хранение.

Официальный сайт

https://www.archive.gov.ru

Горячая линия

8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная (рабочие часы): +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел документального обеспечения: +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка электронного архива: +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

info@archive.gov.ru

Личный кабинет

Для подачи заявок и отслеживания статуса акта используйте личный кабинет. Регистрация доступна 24/7.

Личный приём (приёмная)

Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5

Время работы: пн‑пт 09:00‑18:00

График приёма

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов
• Отдел документального обеспечения
• Отдел электронного документооборота
• Отдел юридической поддержки
• Отдел контроля качества и сохранности

Руководство архива

Главный архиватор России – Иванов Сергей Петрович
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑70
Электронная почта: ivanov@archive;gov.ru

Отзывы

Мы ценим мнение наших клиентов. Оставить отзыв можно через форму на официальном сайте или по телефону горячей линии.

• Средний рейтинг: 4.7/5 (на основе 312 отзывов)
• Последний отзыв : «Быстро оформили акт, персонал вежливый, всё понятно объяснили. Спасибо!»

Акт приема документов на хранение в архив – ключевой документ, обеспечивающий юридическую защиту как передающей, так и принимающей стороны. Правильное оформление акта, соблюдение нормативных требований и своевременное взаимодействие с архивными специалистами позволяют избежать конфликтов и гарантировать надёжное сохранение ценного информационного наследия.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, пожалуйста, используйте указанные выше контактные каналы – наши специалисты готовы помочь вам в любое удобное время.