Акт приема‑передачи документов из архива – это официальный документ, фиксирующий переход архивных материалов от одного лица (или организации) к другому. Он подтверждает факт передачи, описывает состояние передаваемых документов, их количество, а также фиксирует подписи всех заинтересованных сторон.
Что такое акт приема‑передачи документов из архива?
Акт представляет собой юридически значимый акт, который оформляется в случаях:
- смены руководителя архива;
- перевода дел из текущего делопроизводства в постоянное хранение;
- передачи документов в государственный архив, в архив другой организации или в депозитарное хранение;
- внутренних реорганизаций, когда архивные материалы переходят к новому ответственному лицу.
Правовая основа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных делах»;
- Приказ ГТК РФ от № 150 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов на государственное хранение»;
- Основные правила работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от ).
Форма акта не является строго фиксированной, однако большинство организаций используют утверждённые образцы, представленные в виде таблиц и шаблонов в MS‑Excel или Word.
Когда нужен акт?
Акт обязателен в следующих ситуациях:
- При передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;
- При сдаче архивных материалов в архив другой организации;
- При смене ответственного за архив (руководителя, заведующего);
- При передаче документов в депозитарное хранение (например, юридическим лицом).
Содержание акта
В акте обязательно указываются следующие сведения:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Наименование сторон | Полное название организации‑передающей и организации‑принимающей, реквизиты, Ф.И.О. ответственных лиц. |
| Основание передачи | Приказ, решение, договор, смена руководителя и т.п. |
| Перечень документов | Номер и название описи, количество экземпляров, количество оригиналов и копий, сроки хранения. |
| Характеристика состояния | Общее состояние документов, наличие повреждений, состояние оборудования и инвентаря архива. |
| Подписи сторон | Подпись передающего, подпись принимающего, подписи членов комиссии (при наличии) и их расшифровка. |
| Дата и печать | Дата составления акта, печать организации. |
Оформление подписей
Акт подписывается в обязательном порядке:
- Лицом, передающим документы;
- Лицом, их принимающим;
- Уполномоченными членами комиссии (если она создана);
- Председателем комиссии.
Все подписи должны сопровождаться расшифровкой (Ф.И.О., должность, основание полномочий).
Пример заполнения акта (упрощённый шаблон)
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА Стороны: Заказчик (передающая сторона): ООО «Пример», ИНН 1234567890, в лице директора Иванова И.И., действующего на основании Устава. Исполнитель (принимающая сторона): Государственный архив г. Москвы, в лице начальника отдела архивного хранения Петрова П.П., действующего на основании приказа № 45 от . Основание передачи: Приказ № 78 от «О передаче дел отдела продаж в постоянное хранение». Перечень передаваемых документов (опись № 07/2026): ----------------------------------------------------------------- | № п/п | Наименование документа | Кол-во оригиналов | Примечание | ----------------------------------------------------------------- | 1 | Договоры поставки | 12 | без повреждений | | 2 | Счёт‑фактуры | 48 | скреплены | | 3 | Корреспонденция | 30 | частично изношены | ----------------------------------------------------------------- Характеристика состояния: Документы находятся в удовлетворительном состоянии, не требуют реставрационных работ. Оборудование архива (шкафы, стеллажи) в исправном состоянии, инвентарь полностью учтён. Подписи сторон: _______________________/Иванов И.И. (Передающая сторона) _______________________/Петров П.П. (Принимающая сторона) _______________________/Сидоров С.С; (Член комиссии) _______________________/Кузнецова К.К. (Председатель комиссии) Дата: «15» апреля 2026 г. Печать организации
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Подготовка описи. Сформируйте опись дел, указав номера, названия, количество и сроки хранения.
- Определение комиссии. При необходимости сформируйте комиссию из сотрудников обеих сторон.
- Заполнение шаблона. Используйте утверждённый шаблон (Word/Excel) и внесите все обязательные реквизиты.
- Проверка состояния. Оцените физическое состояние документов и оборудования, зафиксируйте в акте.
- Подписание. Организуйте подписи всех участников, обеспечив наличие расшифровок.
- Регистрация. Внесите акт в реестр актов приёма‑передачи вашего архива.
- Хранение копий. Оставьте один оригинал в архиве передающей стороны, второй – в архиве принимающей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли использовать официальную форму?
Закон не предписывает единую форму, однако рекомендуется использовать утверждённые образцы, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.
Можно ли передать электронные документы?
Да; Для электронных документов составляются отдельные описи, в которых указываются форматы файлов, контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и место их хранения.
Что делать, если в процессе передачи обнаружены повреждения?
Необходимо в акте указать характер повреждений, предложить меры по их устранению (реставрация, копирование) и получить согласие обеих сторон.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, вы можете связаться с нами любым удобным способом.
- Официальный сайт: www.example-archive.ru
- Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел архивного хранения – 8 (495) -23‑45‑67
- Отдел юридической поддержки – 8 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка (электронные документы) – 8 (495) -23‑45‑69
- Электронный адрес: info@example-archive.ru
- Личный кабинет: cabinet.example-archive.ru (регистрация доступна после подтверждения личности)
- Личный приём: Приём руководителя архива – Петров П.П., кабинет 302, офис 5‑го корпуса.
- График приёма: Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи).
- Отделы:
- Отдел архивного хранения
- Отдел электронного документооборота
- Отдел юридической поддержки
- Отдел реставрации и консервации
- Руководство:
- Директор архива – Петров П.П.
- Заместитель директора – Сидорова А.А.
- Главный специалист по документообороту – Кузнецов В.В.
- Отзывы: Мы ценим ваше мнение! Оставьте отзыв на странице «Отзывы клиентов» или отправьте его на feedback@example-archive.ru.
Акт приема‑передачи документов из архива – ключевой документ, гарантирующий юридическую чистоту передачи архивных материалов. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и тщательная проверка состояния документов позволяют избежать спорных ситуаций и обеспечить сохранность ценных данных.
При возникновении вопросов, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – наши специалисты помогут подготовить акт быстро и без ошибок.