Акт приема‑передачи (АПП) – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного субъекта (организации, учреждения, физического лица) к другому (архиву, архивному подразделению, государственному архиву). Он подтверждает, что переданные документы, файлы, микрофильмы, электронные архивы находятся в надлежащем состоянии и соответствуют требованиям законодательства.

Что такое акт приема‑передачи для архива?

Акт — это юридически значимый документ, который:

• подтверждает факт передачи архивных материалов;
• зафиксирует их количество, описание, состояние и реквизиты;
• определяет ответственность сторон за сохранность и достоверность информации;
• служит основанием для внесения материалов в реестр архивных фондов.

Нормативно‑правовая база

Оформление АПП регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от  г.;
2. Приказ Минкультуры России от  № 338 «Об утверждении формы акта приема‑передачи нефинансовых активов»;
3. Приказы региональных органов исполнительной власти, определяющие порядок работы государственных и муниципальных архивов;
4. Гражданский кодекс РФ (разделы о передаче имущества).

Формы акта приема‑передачи

На сегодняшний день учреждения могут самостоятельно определять, какую форму использовать при оформлении акта:

• Форма 0504101 – стандартный шаблон для передачи нефинансовых активов, включая бумажные и электронные архивные документы;
• Форма 0510448 – упрощённый вариант, применяемый при передаче небольших объёмов материалов (до 50 единиц).

Выбор формы зависит от объёма передаваемых материалов, их стоимости (если есть) и требований конкретного архива.

Порядок составления акта

Для корректного оформления АПП необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка перечня материалов – составьте детальный список всех передаваемых единиц (наименование, инвентарный номер, дата создания, объём, состояние).
2. Выбор формы – определите, какая из форм (0504101 или 0510448) подходит под ваш случай.
3. Заполнение реквизитов:
   • Дата и место составления акта;
   • Сведения о передающем (наименование организации, ИНН, ОГРН, контактное лицо);
   • Сведения о получающем (архив, подразделение, адрес, телефон);
   • Подробное описание передаваемых материалов;
   • Условия хранения и сроки передачи.
4. Подписи сторон – акт подписывается уполномоченными представителями передающей и принимающей сторон. При необходимости ставятся печати.
5. Приложения – к акту прикладываются копии инвентарных карточек, акты осмотра, фотодокументация.
6. Регистрация в реестре – после подписания акт вносится в реестр архивных фондов (бумажный или электронный).

Электронный документооборот

С 2024 г. большинство государственных архивов перешли на электронный документооборот (ЭДО). При этом:

• Акт может быть оформлен в формате PDF/A и подписан электронной подписью (ЭП);
• Документы загружаются в специализированную систему «Электронный архивный портал» (ЕАП);
• Получатель получает уведомление о поступлении акта в личный кабинет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому необходимо оформлять акт приема‑передачи?

Любой организации, передающей архивные материалы в государственный, муниципальный или частный архив, а также физическим лицам, если материалы подпадают под законодательство об архивном деле.

Можно ли обойтись без акта, если передача небольшая?

Да, при передаче до 10 единиц материалов, не являющихся ценными, допускается оформление упрощённого акта (форма 0510448) или даже письменного подтверждения. Однако рекомендуется всё равно оформить акт, чтобы избежать претензий в будущем;

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие акта?

Согласно ст. 12.3 Закона 125‑ФЗ, за нарушение порядка передачи архивных материалов предусмотрена административная ответственность – штраф от 10 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Можно ли передать электронные архивы без бумажного акта?

Да, если обе стороны используют электронную подпись и система ЭДО подтверждает факт передачи. В этом случае акт оформляется в электронном виде и хранится в архивной системе.

Пример заполнения формы 0504101

Поле	Содержание
Дата составления
Место составления	г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Передающая сторона	ООО «ТехноДок» ИНН 7701234567, ОГРН 1177746001234
Получающая сторона	Государственный архив г. Москвы, отдел хранения, тел. +7 (495) -23‑45‑67
Перечень материалов	Договоры 2010‑2020 гг., 150 шт.; 2. Электронные файлы проекта «А», 2 ТБ
Состояние	Бумажные документы – без повреждений; Электронные файлы – проверены на целостность (MD5‑контроль)
Условия хранения	Температура +20 °C, относительная влажность 45 %
Подписи	_________________/Иванов И.И. (директор) – передающая сторона _________________/Петров П.П. (заведующий архивом) – получающая сторона

---

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта приема‑передачи, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

Официальный сайт

https://www.archive.gov.ru

Горячая линия

Для срочных вопросов (круглосуточно): +7 (800) -55‑33‑22

Номера телефонов

• Отдел документального обеспечения – +7 (495) -23‑45‑67
• Служба поддержки электронного документооборота – +7 (495) -23‑45‑68
• Региональный центр архивов (Москва) – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

info@archive.gov.ru

Личный кабинет

Для регистрации и подачи документов онлайн перейдите в раздел «Личный кабинет» и используйте ваш ИНН/ОГРН для входа.

Личный приём (офисные часы)

Заведующий отделом приёма – Алексей Сергеевич Кузнецов

График приёма

• Понедельник‑Пятница: 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:30
• Суббота: 10:00 – 13:00 (по предварительной записи)
• Воскресенье: выходной

Отделы

1. Отдел документального обеспечения
2. Отдел электронного архива
3. Отдел правового обеспечения
4. Отдел взаимодействия с юридическими лицами
5. Отдел архивных фондов и реестра

Руководство

• Главный архиватор России – Владимир Петрович Иванов
• Заместитель главного архиватора – Елена Викторовна Смирнова
• Директор отделов – см. раздел «Отделы»

Отзывы

Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв о работе архива можно:

• Через форму обратной связи на официальном сайте;
• По электронной почте feedback@archive.gov.ru;
• По телефону горячей линии, указав номер обращения.

---

Акт приема‑передачи – ключевой документ, гарантирующий законность и сохранность архивных материалов. Правильное оформление, выбор соответствующей формы (0504101 или 0510448) и соблюдение установленного порядка позволяют избежать юридических рисков и ускорить процесс интеграции новых фондов в архивную систему.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам отдела документального обеспечения или использовать электронный портал для подачи запросов.