Акт приема‑передачи дел – это документ, фиксирующий факт передачи дел (наборов документов) от организации‑передатчика в архивное учреждение для временного хранения. Данный акт является юридическим подтверждением того, что архив принял документы в установленном порядке, а передающая сторона выполнила свои обязательства по передаче.

Правовое основание

• Постановление Правительства РФ от № 687 «Об организации архивного дела в Российской Федерации».
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении Формы акта приема‑передачи архивных документов на хранение» (Приложение N 20).
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ (утв. приказом Минкультуры РФ от № 338).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Все перечисленные нормативные акты регламентируют порядок оформления, содержания и подписания акта, а также различия между временным и постоянным хранением.

Нужно ли оформлять акт при передаче дел в архив временного хранения?

Да. При передаче дел в архив временного хранения акт приема‑передачи обязателен. Он подтверждает:

1. Состояние дел (полноту, целостность, наличие повреждений) на момент передачи.
2. Согласованность перечня передаваемых дел с сдаточной описью.
3. Сроки и условия временного хранения (обычно до 1 года, с возможностью продления).
4. Ответственность сторон за сохранность документов.

Отсутствие акта может привести к юридическим спорам, невозможности восстановления документов и штрафным санкциям.

Участники процесса

Содержание акта приема‑передачи

Стандартный акт (Приложение N 20) состоит из следующих разделов:

• Шапка документа: название акта, номер, дата и место составления.
• Сведения о передающей стороне: полное наименование организации, ИНН, адрес, ФИО ответственного лица.
• Сведения об архиве‑приёмнике: название архивного учреждения, реквизиты, ФИО уполномоченного лица.
• Перечень передаваемых дел: номер дела, название, количество файлов, срок действия (дата окончания временного хранения).
• Состояние дел: указание наличия повреждений, комплектность, наличие электронных копий.
• Условия хранения: срок (обычно 6‑12 месяцев), возможность продления, порядок доступа.
• Подписи сторон: подпись представителя передающей организации, подпись представителя архива, печати.
• Приложения: сдаточная опись, акт экспертизы состояния, карта‑заместитель (при необходимости).

Для электронного архива акт может быть оформлен в электронном виде и подписан с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Пошаговый алгоритм оформления акта

Шаг 1. Подготовка сдаточной описи

Составляется в двух экземплярах. В описи указываются:

• Номер и наименование дела;
• Перечень входящих в дело документов;
• Признак архивной категории (временное хранение).

Шаг 2. Экспертиза состояния дел

Архивный специалист проверяет целостность, наличие повреждений, соответствие описи. При обнаружении дефектов делается отметка в акте.

Шаг 3. Заполнение акта

Заполняются все реквизиты, указываются сроки, условия доступа. При необходимости в акт вносятся дополнительные пункты (например, ограничения по использованию).

Шаг 4. Подписание и скрепление печатями

Оба экземпляра акта подписываются представителями сторон и скрепляются печатями. Один экземпляр остаётся в архиве, второй – в передающей организации.

Шаг 5. Регистрация в архивном учётном системе

После подписания акт вносится в электронный реестр архива. Выдается карта‑заместитель, которая фиксирует место хранения дел в архиве.

Шаг 6. Оформление временного доступа (по необходимости)

Если организация нуждается в доступе к документам в течение срока временного хранения, оформляется запрос и выдаётся временная карта‑выдача.

Особенности временного хранения

• Срок – обычно от 6 месяцев до 3 лет, в зависимости от категории дел и решения руководства.
• Продление – возможно по заявлению передающей организации, оформляется дополнительным протоколом.
• Доступ – ограничен; документы могут быть выданы только уполномоченным лицам с письменным запросом.
• Возврат – после истечения срока документы возвращаются в организацию или переводятся в постоянное хранение (по решению).

Пример формы акта (2026 г.)

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
№ ___ от «__» __________ 2026 г. Место составления: ____________
Передающая сторона:
 Наименование: ______________________________________________
 ИНН/КПП: _________________________________________________
 Адрес: _____________________________________________________
 Представитель (ФИО, должность): _______________________________
 Подпись: ______________________ Печать: ____________________
Архив‑приёмник:
 Наименование: ______________________________________________
 Адрес: _____________________________________________________
 Представитель (ФИО, должность): _______________________________
 Подпись: ______________________ Печать: ____________________

Перечень передаваемых дел (сдаточная опись прилагается):
 № | Наименование дела | Кол-во файлов | Состояние | Срок временного хранения
 -------------------------------------------------------------------------------
 1 | Дело № 123/2024 | 45 | без дефектов | до 
 2 | Дело № 456/2025 | 30 | небольшие повреждения | до 
 ...
Условия хранения:
 • Срок временного хранения – ___ месяцев.
 • Возможность продления – по заявлению передающей стороны.
 • Доступ к документам – только по письменному запросу.

Приложения:
 1) Сдаточная опись.
 2) Акт экспертизы состояния дел.
 3) Карта‑заместитель (при необходимости).

Подписи сторон:
_____________________/_____/_____/_____/_____/_____/_____/_____/_____/_____
(Представитель передающей организации)
_____________________/_____/_____/_____/_____/_____/_____/_____/_____/_____
(Представитель архива)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли передать документы без сдаточной описи?

Нет. Сдаточная опись – обязательный документ, без которого акт считается неполным.

Вопрос 2. Что делать, если в акте отмечены повреждения?

Повреждения фиксируются в акте экспертизы. При значительном ущербе может потребоваться реставрация или повторная передача.

Вопрос 3. Как продлить срок временного хранения?

Необходимо подать письменный запрос в архив за 30 дней до окончания срока. При положительном решении оформляется дополнительный протокол к акту.

Вопрос 4. Можно ли хранить в архиве электронные документы без бумажных аналогов?

Да, при условии наличия электронного акта, подписанного КЭП, и соблюдения требований к формату и метаданным.

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://www.state-archive.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефоны:

• Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел экспертизы состояния – +7 (495) -23‑45‑68
• Служба поддержки электронных архивов – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@state-archive.ru

Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet.state-archive.ru

Личный приём

Приёмные часы: Пн‑Пт, 09:00‑17:00

Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, помещение 3

График приёма руководителей отделов

Отделы

• Отдел приёма и регистрации документов
• Отдел экспертизы и оценки состояния дел
• Отдел электронных архивов и цифровой конвертации
• Отдел юридического сопровождения и нормативного контроля

Руководство

Директор Государственного архива России – Алексей Владимирович Кузнецов

Заместитель директора по документообороту – Марина Сергеевна Литвинова

Отзывы

Система сбора отзывов реализована через онлайн‑форму на сайте. Последние отзывы:

1. «Быстро и профессионально приняли наш набор документов. Оценка 5/5» – ООО «ТехИнвест».
2. «Отличный сервис электронного архива, удобный личный кабинет» – ИП Иванова А.А.
3. «Нужна более гибкая система продления срока временного хранения» – ЗАО «СтройПроект».

Оформление акта приема‑передачи дел в архив временного хранения – обязательный и ответственный процесс, который гарантирует законность передачи, сохранность документов и возможность их дальнейшего использования. Соблюдение нормативных требований, правильное заполнение всех реквизитов и своевременный обмен информацией между сторонами позволяют избежать конфликтов и обеспечить надёжную работу архивных систем.

При возникновении вопросов или необходимости оформить акт, вы всегда можете воспользоваться контактными данными, указанными выше.