Акт приема‑передачи – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи всех материалов
библиотечного фонда (книг‚ журналов‚ электронных ресурсов‚ справочных материалов и др․) от
уходящего сотрудника (библиотекаря‚ архивариуса‚ специалиста по фондам) новому ответственному лицу
или в руки руководства организации․ Данный акт обязателен в государственных и муниципальных
библиотеках‚ а также в частных учреждениях‚ получающих государственное финансирование․
Правовая основа
- Федеральный закон № 2300‑1 «Об образовании в Российской Федерации» (ст․ 71) – регламентирует
порядок учета и охраны библиотечного фонда․ - Приказ Минкультуры России № 1077 (от ) «Об утверждении Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда государственных библиотек»․ - Трудовой кодекс РФ (ст․ 80) – определяет порядок передачи дел при увольнении․
- Нормативные акты‚ указанные в Контур․Норматив (форма акта об исключении из фонда‚
акт о приёме‑передаче документов)․
Когда требуется акт?
- При увольнении библиотекаря‚ архивариуса‚ специалиста по фондам․
- При переводе сотрудника в другое подразделение‚ где меняется ответственный за фонд․
- При временном отстранении сотрудника (отпуск‚ командировка более 30 дней)․
- При передаче части фонда в другой филиал или в государственный архив․
Кто составляет акт?
Составление акта – совместная ответственность:
- Уходящий сотрудник – предоставляет перечень передаваемых материалов‚ их состояние и
подтверждает факт передачи․
- Новый ответственный (приёмщик) – проверяет полученный фонд‚ подписывает акт․
- Руководитель подразделения (начальник отдела‚ директор библиотеки) – утверждает акт
подписью и печатью․ - Комиссия (по необходимости) – может включать представителя бухгалтерии‚ охраны
и/или юридического отдела․
Структура акта (рекомендованный шаблон)
Ниже – типовая структура‚ соответствующая требованиям Минкультуры и практике‚ описанной в
интернет‑источниках (2024‑2026 гг․)․
от «____» __________ 20__ г․
Состав комиссии:
– Ф․И․О․‚ должность‚ подпись (уходящий сотрудник)
– Ф․И․О․‚ должность‚ подпись (приёмщик)
– Ф․И․О․‚ должность‚ подпись (руководитель)
Основание передачи: увольнение сотрудника по причине ____________ (пункт
Трудового кодекса РФ)․
Перечень передаваемых материалов:
– Наименование‚ инвентарный номер‚ количество‚ состояние (полный/повреждённый)․
(Пример: «Книга «Война и мир»‚ инв․ № 00123‚ 1 экз․‚ состояние – без дефектов»)
– Согласовано отсутствие недостачи․
– Зафиксированы все повреждения (при наличии) и составлен акт списания․
Подписи сторон:
– _______________________ (уходящий сотрудник)
– _______________________ (приёмщик)
– _______________________ (руководитель)
Утверждающий документ:
– Протокол № ______ от «____» __________ 20__ г․
– Подпись лица‚ утвердившего акт․
Примечания: _______________________________________________
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Подготовка инвентаризации – за 3‑5 дней до увольнения провести полную проверку фонда‚
составить опись (можно в электронном виде)․ - Согласование даты передачи – согласовать с руководством и новым ответственным
удобный день и время․ - Составление проекта акта – использовать шаблон (см․ выше) и заполнить все пункты․
- Проверка бухгалтерии – убедиться‚ что все материальные ценности (если есть) учтены
в бухгалтерском учете‚ а денежные средства (касса‚ расчётный счёт) сверены с налоговой․ - Подписание акта – в присутствии комиссии обе стороны подписывают документ‚
ставят печати (если предусмотрено)․ - Регистрация акта – ввести акт в журнал учёта фондов‚ разместить копию в личном
кабинете сотрудника и в архиве библиотеки․ - Хранение оригинала – оригинал акта хранится в отделе документационного обеспечения
не менее 5 лет (по требованиям ФЗ «Об архивном деле»)․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие полной описи․ В результате могут возникнуть споры о недостаче․
- Неподписанный акт․ Документ считается недействительным без подписи обеих сторон․
- Неучтённые повреждения․ Требуется отдельный акт списания‚ иначе будет нарушение
нормативов Минкультуры․ - Отсутствие печати организации․ В государственных учреждениях печать обязательна․
- Сроки оформления․ Закон требует‚ чтобы акт был подписан в течение 3 рабочих дней
после увольнения․
Как подать акт в архив или контролирующий орган
После подписания акт направляется в:
- Отдел документационного обеспечения библиотеки – хранение оригинала․
- Государственный архив (если передача части фонда) – в течение 10 дней с момента
подписания․ - Бухгалтерию – для отражения изменений в учётных регистрах․
- Контрольный орган (например‚ Рособрнадзор) – при проверках․
Пример заполненного акта (условный)
от «15» марта 2026 г․
Состав комиссии:
– Иванов И․И․‚ главный библиотекарь (уходящий) – __________________
– Петрова А․С․‚ заместитель директора (приёмщик) – __________________
– Сидоров В․П․‚ директор библиотеки – __________________
Основание передачи: увольнение по собственному желанию (ст․ 81 ТК РФ)․
Перечень передаваемых материалов:
1) Книга «История России»‚ инв․ № 00045‚ 1 экз․‚ состояние – без дефектов․
2) Журнал «Наука и жизнь»‚ № 12/2025‚ 5 экз․‚ состояние – небольшие пятна․
3) Электронный ресурс «Электронная библиотека РФ»‚ лицензия до 2028 г․‚ состояние – активна․
– Недостачи не обнаружено․
– Зафиксированы небольшие пятна в журнале № 12/2025; оформлен акт списания № 12‑2026․
Подписи сторон:
– Иванов И․И․ ______________________
– Петрова А․С․ ______________________
– Сидоров В․П․ ______________________
Утверждающий документ:
– Протокол № 45 от «16» марта 2026 г․
– Подпись: Сидоров В․П․
Примечания:
– Передача выполнена в присутствии сотрудников бухгалтерии и охраны․
Контакты для обращений
Официальный сайт: www․gorodbiblioteka․ru
Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:
- Отдел документационного обеспечения – +7 (495) -23‑45‑68
- Бухгалтерия – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел кадров – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес: info@gorodbiblioteka․ru
Личный кабинет сотрудника: cabinet․gorodbiblioteka․ru
Личный приём (директор): понедельник‑пятница‚ 10:00‑12:00
График приёма в отделе документационного обеспечения: вторник‑четверг‚ 14:00‑17:00
Отделы библиотеки:
- Отдел книжного фонда
- Отдел электронных ресурсов
- Отдел архивного дела
- Отдел кадров и обучения
Руководство:
- Директор – Сидоров В․П․
- Заместитель директора по развитию – Петрова А․С․
- Главный библиотекарь – Иванов И;И․
Отзывы читателей и сотрудников:
- Форма обратной связи – www․gorodbiblioteka․ru/feedback
- Телефон доверия – +7 (495) -23‑45‑71 (с 09:00 до 18:00)
Акт приема‑передачи библиотечного фонда – ключевой документ‚ который защищает интересы
организации и обеспечивает юридическую чистоту передачи материалов при увольнении сотрудников․
Соблюдая нормативные требования‚ правильно оформляя акт и фиксируя все детали в описи‚
вы минимизируете риск споров‚ недостач и штрафных санкций․ При возникновении вопросов
обратитесь в отдел документационного обеспечения или позвоните по горячей линии․