Акт приема‑передачи (АПП) — это официально‑правовой документ‚ фиксирующий факт передачи архивных документов от одного субъекта (организации‚ подразделения‚ физического лица) к другому. Данный акт является основанием для учета‚ хранения и дальнейшего использования переданных материалов.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) определяет порядок формирования‚ передачи и учета архивных документов.
- Приказ Минкультуры России № 1085 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов».
- Гражданский кодекс РФ (раздел о безвозмездной передаче имущества) и Налоговый кодекс (учет расходов).
Кому нужен акт?
- Организациям‚ передающим документы в государственный архив.
- Подразделениям‚ получающим документы от центральных архивных фондов.
- Юридическим лицам при безвозмездной передаче материалов в архивные фонды.
- Бухгалтерии – документ служит подтверждением факта поступления материалов к учёту.
Порядок оформления
Подготовительный этап
Перед составлением акта необходимо:
- Составить перечень передаваемых документов (название‚ инвентарный номер‚ дата создания‚ срок хранения).
- Определить правовой статус (документы публичные‚ конфиденциальные‚ ограниченного доступа).
- Убедиться в наличии согласования с руководством обеих сторон.
Составление акта
Стандартный акт состоит из следующих разделов:
- Шапка (наименование организации‑передающей и организации‑принимающей).
- Дата и место составления.
- Перечень передаваемых документов (таблица).
- Условия передачи (безвозмездно/платно‚ сроки передачи).
- Подписи ответственных лиц и печати.
Подписание и регистрация
После подписания акт вносится в журнал учёта архивных документов и передаётся в архивный отдел для дальнейшего размещения.
Пример формы акта (сокращённый)
| АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ | |||
|---|---|---|---|
| Передающая организация: ООО «Пример» | Принимающая организация: Государственный архив г. Москвы | ||
| Дата составления: | |||
| № п/п | Наименование документа | Инв. № | Год создания |
| 1 | Отчет о деятельности 2023 | AR‑2023‑001 | 2023 |
| 2 | Кадастр недвижимости (часть 2) | AR‑2023‑002 | 2022 |
| Условия передачи: безвозмездно‚ срок хранения – 50 лет. | |||
| Подпись передающего: ___________________ /Иванов И.И./ | Подпись принимающего: ___________________ /Петров П.П./ | ||
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи ответственного лица — акт считается недействительным.
- Неполный перечень документов (пропуск инвентарных номеров).
- Неуказание срока хранения или условий доступа к конфиденциальным материалам.
- Отсутствие печати организации‑принимающей.
Электронный вариант акта
С 2023 года большинство архивов принимают электронные акты в формате PDF/A с цифровой подписью. Плюсы электронного варианта:
- Ускоренный процесс передачи.
- Уменьшение риска потери оригиналов.
- Автоматическое внесение в электронный реестр.
Где хранить оригиналы?
После подписания оригиналы акта хранятся в архивном отделе передающей организации в течение 3 лет‚ затем передаются в архивный фонд.
Отзывы пользователей
«Оформление акта по новой форме значительно упростило процесс передачи наших исторических документов в городской архив. Всё прошло без задержек‚ а электронный вариант с подписью сэкономил нам недели работы» — Марина С.‚ руководитель отдела архивного дела ООО «ТехноПрогресс».
Контакты для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.archive.gov.ru |
| Горячая линия | 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@archive.gov.ru |
| Личный кабинет | https://cabinet.archive.gov.ru (регистрация доступна после подтверждения личности) |
| Личный приём | Приёмные часы: понедельник‑пятница‚ 09:00‑17:00 |
| График приёма |
|
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы | Отзывы принимаются через форму «Обратная связь» на официальном сайте. |
Помните: правильное оформление акта приема‑передачи документов архива гарантирует их законную регистрацию‚ сохранность и возможность дальнейшего использования в соответствии с требованиями законодательства.