Акт приема‑передачи архива – документ, подтверждающий факт передачи архивных материалов от одной стороны к другой. Он фиксирует состояние, количество, комплектность и правовой статус архивных фондов, а также обязательства сторон. Правильное оформление акта необходимо для:

• соблюдения требований законодательства о хранении архивных документов;
• избежания споров о наличии или состоянии переданных материалов;
• учёта нефинансовых активов организации (в т.ч. архивов) в бухгалтерском учете.

Правовая база

На сегодняшний день учреждения вправе самостоятельно определять, какой формы акт приема‑передачи нефинансовых активов будет применяться. Чаще всего используют:

1. Форма 0504101 – стандартный акт для передачи архивных фондов, включающий перечень документов, их состояние и подписи сторон.
2. Форма 0510448 – более детализированная форма, позволяющая фиксировать дополнительные сведения (например, сведения о цифровой копии, условиях доступа).

Выбор формы зависит от внутренней политики организации и требований контролирующего органа.

Структура акта приема‑передачи архива

Ниже приводится типовой шаблон акта, который можно адаптировать под конкретные нужды.

Шапка документа

• Наименование организации‑передающей (полное юридическое название, ИНН, ОГРН).
• Наименование организации‑принимающей (полное юридическое название, ИНН, ОГРН).
• Дата составления акта.
• Номер акта (по внутреннему учёту).

Предмет передачи

Точное указание архивных фондов, под фондами – перечень документов, их классификационный номер, период охвата, объём (кол‑во листов, коробок, микрофильмов и т.д.). Пример:

Фонд № 01 «Документы отдела кадров»,
период 1990‑2015 гг.,
объём: 12 коробок, 3 микрофильма, 1 электронный архив (10 ГБ).

Состояние архивных материалов

Оценка состояния каждого элемента (отличное, удовлетворительное, с дефектами). При наличии дефектов указываются:

• вид дефекта (разрыв, пятно, потеря страниц и т.п.);
• мера повреждения;
• рекомендации по восстановлению.

Условия хранения и доступа

Указываются требования к условиям хранения (температура, влажность), а также порядок доступа к архиву после передачи.

Порядок передачи

Перечисляются действия, выполненные при передаче:

1. Подписание акта обеими сторонами.
2. Передача ключей/паролей от помещений и электронных систем.
3. Сдача сопроводительных документов (инвентарные листы, акты о проверке).

Подписи и печати

Подписи уполномоченных лиц обеих организаций, печати (если применимо), а также отметка о присутствии свидетелей (по желанию).

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Сбор исходных данных. Получите инвентарные списки, сведения о состоянии материалов, договоры об архивировании.
2. Выбор формы. Определите, использовать форму 0504101 или 0510448, исходя из требований вашего контролирующего органа.
3. Заполнение шапки. Укажите полные реквизиты сторон, дату и номер акта.
4. Перечисление архивных фондов. Составьте таблицу с номерами фондов, периодом, объёмом и классификационным кодом.
5. Оценка состояния. Проведите визуальный осмотр, зафиксируйте дефекты, при необходимости привлеките специалиста‑консерватора.
6. Указание условий хранения. Согласуйте с принимающей стороной требования к температуре, влажности, защите от света.
7. Подготовка сопроводительных документов. Инвентарные листы, акты о проверке, сертификаты о цифровой копии.
8. Подписание акта. Оба уполномоченных лица подписывают документ, ставят печати, при необходимости заверяют у нотариуса.
9. Регистрация в учётных системах. Внесите запись в реестр основных средств (форма ОС‑1, ОС‑14) и в бухгалтерский учёт.
10. Хранение оригинала. Оригинал акта хранится в архиве обеих сторон в течение установленного срока (не менее 5 лет).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять акт у нотариуса?

Заверение не является обязательным, однако рекомендуется в случаях, когда передача архива связана с крупными финансовыми или юридическими рисками.

Как оформить передачу электронного архива?

Для цифровых фондов дополнительно фиксируются:

• формат файлов (PDF/A, TIFF, DOCX и т.п.);
• метаданные (название, дата создания, контрольные суммы);
• учётные данные доступа (логин, пароль, сертификаты).

Что делать, если обнаружены дефекты после передачи?

Стороны могут оформить дополнительный акт о выявленных дефектах и согласовать порядок их устранения.

Пример заполненного акта (форма 0504101)

--------------------------------------------------------------
 Акт приема‑передачи архива
--------------------------------------------------------------
№ А‑2026/07 от г.

Передающая сторона:
 ООО «Архив‑Сервис», ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567,
 юридический адрес: 115114, г. Москва, ул; Ленина, д. 10.

Принимающая сторона:
 ОАО «Государственный архив», ИНН 7707654321, ОГРН 1027707654321,
 юридический адрес: 119021, г. Москва, ул. Сретенка, д. 5.

Перечень передаваемых фондов:
 ───────────────────────────────────────────────────────
 № | Наименование фонда | Период | Объём
 ───────────────────────────────────────────────────────
 01 | Документы отдела кадров | 1990‑2015 | 12 коробок, 3 микрофильма
 02 | Финансовая отчётность | 2000‑2020 | 8 коробок, 1 электронный архив (5 ГБ)
 ───────────────────────────────────────────────────────
Состояние материалов:
 ⎼ Фонд 01: без дефектов.
 ⎯ Фонд 02: в 2‑м коробке обнаружено пятно на 3‑м листе (см; Приложение А).

Условия хранения:
 Температура +18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %.

Порядок передачи:
 ⎼ Передача ключей от помещения № 3.
 ⎼ Передача пароля к электронному архиву: admin/.

Подписи сторон:
 _______________________/Иванов И.И. (ген. директор)
 _______________________/Петров П.П. (директор по архивному делу)

 Печать передающей стороны Печать принимающей стороны
--------------------------------------------------------------

Контактная информация для получения консультаций

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта приема‑передачи архива, вы можете обратиться в наш отдел юридической поддержки.

Важно: При оформлении акта учитывайте специфические требования вашего региона и отрасли. При сомнениях консультируйтесь с юристом, специализирующимся на архивном праве.