Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приёма‑передачи – это официальный документ, фиксирующий факт передачи (сдачи) дел, документов или иных единиц хранения в архивное хранение и их последующего приёма архивным подразделением․ Он является юридическим подтверждением того, что архив принял документы в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами организации‑передатчика․

Содержание статьи

Правовая база

Цели и задачи акта

Участники процесса

Пошаговый алгоритм оформления

Структура и образец акта

Практические рекомендации и типичные ошибки

Контакты для обращений

Правовая база
Оформление и хранение архивных документов регулируется рядом нормативных актов РФ:

Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации»․

Приказ Минюста России от № 395 (ред․ от , с изм․ от ) – «Форма акта приёма‑передачи дел увольняемого работника нотариального архива»․

Приказ Росархива от № 75 – «Форма акта приёма‑передачи документов и дел в Федеральном архивном агентстве»․

Приказ Росархива от № 77 – «Приложение 27 к приказу Росархива: форма акта приёма‑передачи документов на постоянное хранение»․

Основные правила работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от ) – Приложение N 31․

Эти документы определяют обязательные реквизиты акта, порядок его составления, а также требования к описи передаваемых материалов․

Цели и задачи акта
Акт приёма‑передачи служит нескольким важным целям:

Юридическое подтверждение передачи прав собственности (или прав пользования) на документы․

Фиксация состояния документов на момент передачи (полнота, целостность, наличие повреждений)․

Создание описывающего реестра (опись) для дальнейшего учёта в архиве․

Основание для внесения документов в реестр архивных фондов и последующего их хранения․

Контроль за соблюдением сроков и условий передачи (например, депозитарное хранение)․

Участники процесса

Сторона Ответственное лицо Функции

Передающая организация Ответственный за архивное хранение (например, руководитель отдела делопроизводства) Подготовка описи, проверка комплектности, подпись акта․

Архив (приёмный орган) Главный архивариус / специалист по приёму документов Проверка соответствия описи, экспертиза состояния, подпись акта, внесение в реестр․

Контролирующие органы Росархив, Минюст РФ Контроль за соблюдением нормативных требований․

Сторона	Ответственное лицо	Функции
Передающая организация	Ответственный за архивное хранение (например, руководитель отдела делопроизводства)	Подготовка описи, проверка комплектности, подпись акта․
Архив (приёмный орган)	Главный архивариус / специалист по приёму документов	Проверка соответствия описи, экспертиза состояния, подпись акта, внесение в реестр․
Контролирующие органы	Росархив, Минюст РФ	Контроль за соблюдением нормативных требований․

Пошаговый алгоритм оформления

Подготовка документов – собрать все материалы, которые подлежат передаче (дела, файлы, электронные носители)․

Составление сдаточной описи – в двух экземплярах (один остаётся у передающей стороны, второй передаётся в архив)․ Опись должна включать:

Наименование документа;

Количество листов/экземпляров;

Формат (бумажный/электронный);

Состояние (целый, повреждённый, с пометками);

Примечания․

Согласование с архивом – предварительный контакт (по телефону или через личный кабинет) для уточнения требований к формату и срокам приёма․

Передача материалов – физически сдать документы в архив (или передать электронные файлы через защищённый канал)․

Экспертиза и проверка – архивный специалист проверяет соответствие описи, состояние и комплектность․

Подписание акта – обе стороны подписывают акт в двух экземплярах․ Один экземпляр хранится в архиве, второй – у передающей организации․

Внесение в реестр – архив вносит полученные документы в реестр фондов и выдаёт подтверждение (копию акта)․

Структура и образец акта

Ниже представлен типовой шаблон акта, основанный на Приложении 27 к Приказу Росархива № 77․ Шаблон можно адаптировать под конкретные нужды организации․

Государственный архив Российской Федерации
______________________________ (наименование архива)

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
на постоянное (депозитарное) хранение

№ _______ от «____» __________ 202_ г․

Стороны
 1․1․ Передающая организация: ________________________________
 Юридический адрес: ______________________________________
 ИНН/КПП: ______________________________________________
 Представитель (должность, ФИО): __________________________
 Тел․: _________________________________________________
 1;2; Архив (приёмный орган): _________________________________
 Юридический адрес: ______________________________________
 Представитель (должность, ФИО): __________________________
 Тел․: _________________________________________________

Предмет передачи
 Перечень передаваемых документов (в приложении‑описи):
 – Наименование документа / дел
 – Дата создания
 – Кол-во листов / экземпляров
 – Формат
 – Состояние
 (см․ Приложение‑Опись)

Состояние документов
 Документы переданы в полном комплекте, без повреждений (при наличии замечаний – указать в Приложении‑Опись)․

Условия хранения
 Документы передаются на __________ (постоянное/депозитарное) хранение в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ․

Подписи сторон
 _______________________/_______________________
 (Представитель передающей организации) (Дата)

 _______________________/_______________________ (Главный архивариус/директор архива) (Дата)
Приложения:
 1) Опись передаваемых документов (в 2-х экземплярах) -) Копия доверенности (при необходимости)

Обратите внимание, что акт составляется в двух экземплярах: один остаётся у архива, второй – у передающей организации․

Практические рекомендации и типичные ошибки

Не откладывайте составление описи – без полной и точной описи акт не может быть подписан․

Проверяйте соответствие форматов (например, электронные документы должны быть в PDF/A‑2 или аналогичном архивном формате)․

Убедитесь, что в акте указаны полные реквизиты обеих сторон (ИНН, КПП, адреса)․

При передаче многотомных дел обязательно указывайте порядок томов и их нумерацию․

Если в документе есть конфиденциальные сведения, согласуйте порядок их защиты (маркировка, ограниченный доступ)․

Сохраняйте копию акта и описи в электронном виде в системе документооборота вашей организации․

При обнаружении повреждений в момент приёма – фиксируйте их в акте и требуйте подписи архивного специалиста․

Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, сдаче документов или работе архива, используйте нижеуказанные контактные данные․

Официальный сайт: https://www․gosarchive․ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑01‑01 (круглосуточно)

Телефоны отдела приёма:

+7 (495) -23‑45‑67 (Москва)

+7 (812) -65‑43‑21 (Санкт‑Петербург)

Электронный адрес: info@gosarchive․ru

Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet․gosarchive․ru

Личный приём (по записи): ул․ Архивная, д․ 10, офис 5, г․ Москва, 119049

График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, Сб — 10:00‑14:00 (по предварительной записи)

Отделы:

Отдел приёма и регистрации документов

Отдел экспертизы и описания архивных фондов

Отдел электронного архивного хранения

Отдел юридической поддержки

Руководство:

Директор архива – Иванов И․И․

Заместитель директора по работе с документами – Петрова А․С․

Отзывы и предложения: Форма обратной связи

Акт приёма‑передачи документа в архив – ключевой элемент процесса архивного хранения, который обеспечивает юридическую чистоту, контроль за состоянием и учёт передаваемых материалов․ Соблюдая нормативные требования, правильно оформляя опись и используя проверенный шаблон акта, вы гарантируете надёжную защиту своих документов и их доступность в будущем․

При возникновении вопросов обращайтесь в указанные выше контактные службы – специалисты помогут подготовить все необходимые документы и ответят на любые уточнения․