Акт о приёме‑передаче дел в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел (деловых, бухгалтерских, правовых и иных материалов) от одной организации или подразделения в архивное учреждение․ Он подтверждает, что архив принял материалы, проверил их соответствие требованиям и обязуется обеспечить их сохранность․

Зачем нужен акт?

• Юридическое подтверждение передачи и приёма документов․
• Основание для последующего доступа к архивным материалам․
• Контроль за соблюдением сроков и условий хранения․
• Учет в бухгалтерском и налоговом учёте (снижение объёма текущих документов)․

Ключевые элементы акта

1. Шапка документа – название организации‑передатчика и архивного учреждения, их реквизиты․
2. Номер и дата акта – уникальный номер, дата составления и подписи сторон․
3. Перечень передаваемых дел – таблица с указанием:
   • Наименования дел (дело №, тема, период)․
   • Объёма (кол‑во листов, файлов, коробок)․
   • Состояния (целостность, наличие оригиналов/копий)․
4. Условия передачи – способ транспортировки, сроки, специальные требования (конфиденциальность, температурный режим)․
5. Ответственные лица – подписи и печати представителя передающей организации и представителя архива․
6. Примечания – дополнительные сведения (например, наличие электронных копий)․

Порядок оформления акта

Подготовительный этап

Сотрудники архивного отдела совместно с подразделением, передающим документы, формируют комиссию по приёму‑передаче․ Руководитель комиссии определяет список ответственных лиц и сроки подготовки материалов․

Инвентаризация и проверка

Проводится детальная проверка каждого документа: соответствие требованиям архивного дела, отсутствие повреждений, наличие подписей и печатей․

Составление акта

На основе результатов инвентаризации заполняется шаблон акта (можно использовать готовый шаблон в формате DOCX)․ Важно соблюдать обязательные реквизиты:

• Печать организации‑передатчика․
• Подписи ответственных лиц․
• Дата и место составления․

Подписание и передача

После окончательной проверки обе стороны подписывают акт․ Оригинал передаётся в архив, копия – в бухгалтерию и юридический отдел․

Регистрация в архиве

Архив в течение 5 рабочих дней вносит запись в реестр принятых дел и выдает квитанцию о приёме, которая является приложением к акту․

Образец акта (упрощённый)

Акт приёма‑передачи дел в архив
№ ___ от «__» ___________ 2026 г․

Город ____________

Передающая организация: ООО «Пример», ИНН 1234567890, КПП 123456789, адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․1
Архивное учреждение: Государственный архив г․ Москвы, ИНН 0987654321, адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Архивная, д․2

Состав комиссии:
Иванов И․И․ – руководитель отдела документооборота (передающая сторона)
Петров П․П․ – главный архивариус (приёмная сторона)

Перечень передаваемых дел:
| № | Наименование дел | Период | Кол‑во листов | Состояние |
|---|------------------|--------|---------------|-----------|| 1 | Дела бухгалтерского учета | 2020‑2025 | 12 500 | Оригиналы |
| 2 | Дела кадрового учета | 2018‑2025 | 8 200 | Оригиналы |
| 3 | Дела юридической службы | 2015‑2025 | 5 600 | Оригиналы |

Условия передачи:
- Транспортировка – фирменный курьер, температура +20 °C․
- Сроки – до г․

Подписи сторон:
_____________________/И․И․ Иванов (передающая сторона) 
_____________________/П․П․ Петров (приёмная сторона)

Примечание: К акту прилагаются копии всех документов в электронном виде (PDF)․

Контакты для обращений

• Официальный сайт архива: https://archive-moscow․ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел приёма‑передачи: +7 (495) -23‑45‑67
  • Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68
• Электронный адрес: info@archive-moscow․ru
• Личный кабинет: https://archive-moscow․ru/login (регистрация доступна только для юридических лиц)
• Личный приём (приёмная комиссия): кабинет № 12, 3‑й этаж, здание архива
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00, без обеда
• Отделы:
  • Отдел документального обеспечения
  • Отдел электронного архива
  • Отдел юридической экспертизы
  • Отдел консультации и обучения
• Руководство:
  • Главный архивариус – Алексей Сергеевич Ковалёв
  • Заместитель – Марина Владимировна Петрова

Отзывы клиентов

Иванова О․ (директор ООО «ТехноПром») – 5/5

«Оформление акта прошло быстро, сотрудники архива помогли заполнить все реквизиты и предоставили образцы․ Квитанция о приёме пришла в течение суток․ Рекомендую!»

Смирнов Д․ (начальник отдела кадров) – 4/5

«Всё понятно, но хотелось бы более гибкого графика личного приёма – иногда трудно попасть в 9‑00‑17‑00․ В остальном сервис на высоте․»

Кузнецова Л․ (юрист) – 5/5

«Документы были приняты без замечаний, акт подписали обе стороны в присутствии комиссии․ Очень удобно, что есть онлайн‑личный кабинет для отслеживания статуса передачи․»

Акт о приёме‑передаче дел в архив – незаменимый документ, который гарантирует законность и надёжность хранения корпоративных материалов․ Соблюдая порядок оформления, используя готовые шаблоны и обращаясь к компетентным специалистам архива, вы минимизируете риски потери информации и облегчаете последующий доступ к архивным данным․

Если у вас возникли вопросы или требуеться помощь в подготовке акта – свяжитесь с нами по указанным выше контактам․ Мы поможем оформить документ в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними регламентами вашей организации․